Bên cạnh việc thiết kế văn phòng làm việc tăng cảm hứng sáng tạo cho các công ty, doanh nghiệp tư nhân về lĩnh vực chăm sóc sắc đẹp, ngành công nghệ hoặc thời trang thì thiết kế văn phòng công chứng cũng được nhiều người quan tâm.
Vậy văn phòng công chứng là gì? có đặc điểm như thế nào và những cách nào để thiết kế văn phòng công chứng? ATZ LUXURY sẽ bật mí ngay dưới bài viết này cho quý đọc giả, cùng khám phá nhé!
>>> Có thể bạn quan tâm: mẫu thiết kế văn phòng đẹp
Nội Dung Bài Viết
Văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng là nơi làm việc của nhân viên, cán bộ công chứng viên trong những đơn vị, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền được cấp phép nhà nước để hoạt động giải quyết các vấn đề về công chứng, những lĩnh vực liên quan đến vấn đề giải quyết chứng từ cho người dân.

Đặc điểm văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng thường có con dấu riêng
Sau khi có quyết định của nhà nước về việc cho phép thành lập văn phòng công chứng, những văn phòng này thường có con dấu riêng để giải quyết các thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu và sử dụng con dấu vào việc quản lý.
Dấu này thường được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về con dấu, có tên đơn vị đóng dấu và những yêu cầu nguyên tắc nhà nước đã đưa ra.
Văn phòng công chứng thường có từ 2 công chứng viên trở lên
Để hoạt động một cách công khai và hợp pháp, văn phòng công chứng phải có 2 công chứng viên có đầy đủ trình độ học vấn và các bằng cấp liên quan, có đủ khả năng giải quyết các công việc liên quan đến hồ sơ, chứng từ công chứng.
Văn phòng công chứng thường có tài khoản ngân hàng riêng
Bằng nguồn thu từ phí công chứng và hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính, do đó các văn phòng công chứng bên cạnh có con dấu riêng còn có tài khoản ngân hàng riêng.
Nguồn thu hợp pháp và thù lao công chứng sẽ được cập nhật trong tài khoản ngân hàng riêng này và trả lương theo quy định cho các công chứng, nhân viên trong văn phòng.
Văn phòng công chứng thường không có thành viên tham gia góp vốn
Người đại diện đứng ra để xin giấy cấp phép theo pháp luật của nhà nước được gọi là trưởng văn phòng công chứng.
Trưởng văn phòng công chứng chính là công chứng viên hợp danh của văn phòng và đã có chứng chỉ hành nghề ít nhất từ 2 năm trở lên, không có thành viên tham gia góp vốn.
Vì sao nên thiết kế văn phòng công chứng?
Văn phòng công chứng vẫn cần được thiết kế để đảm bảo tối đa công năng, các khu vực phòng ban làm việc.
Thiết kế văn phòng làm việc công chứng để đảm bảo được tính trang nghiêm thể hiện sự uy tín và chuyên nghiệp của khu vực làm việc hành chính.

Tính chất làm việc nghiêm túc để giải quyết các chứng từ hồ sơ công chức rất quan trọng, vì thế cũng cần thiết kế để đảm bảo không gian rộng rãi, thoáng đãng để quá trình làm việc hiệu quả cao, không gây ra những sai sót khi thực hiện.
Văn phòng công chứng khi được thiết kế có sự phân chia rõ ràng giữa các khu vực để lên được kế hoạch và lựa chọn, sắp xếp đồ dùng nội thất, các chi tiết trong kiến trúc để hoạt động tốt nhất.
Nếu không có quá trình thiết kế cho văn phòng làm việc công chứng sẽ khiến cho khu vực làm việc trang nghiêm này giảm bớt mức độ uy tín, gây khó khăn trong việc sắp xếp, lựa chọn đồ dùng nội thất và bố trí các khu vực phòng chức năng trong văn phòng.
Xem thêm: Tại sao nên thiết kế văn phòng?
Cách thiết kế văn phòng công chứng
Thiết kế mặt bằng văn phòng công chứng
Mặt bằng của văn phòng công chứng có thể có diện tích khác nhau, tuy nhiên cần thiết kế nhằm đảm bảo công năng hoạt động.
Mặt bằng không phải là nơi tiếp đón, xử lý các yêu cầu công chứng, không là nơi làm việc của công chứng viên, do đó có thể lựa chọn làm hầm để xe hoặc căng tin cung cấp năng lượng.
Đối với khu vực để xe cần có thiết kế các chỉ dẫn nhằm đảm bảo người dân đến văn phòng công chứng cất giữ xe, có thể sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp.
Ở vị trí căng tin có thể set up thêm những bộ bàn ghế với kiểu dáng và màu sắc đơn giản, là nơi thư giãn nghỉ ngơi và nạp năng lượng cho nhân viên, người dân khi thực hiện các công việc liên quan đến công chứng.
Thiết kế công năng văn phòng công chứng
Công năng văn phòng công chứng đón khách thường được thiết kế và phân chia thành 3 khu chính bao gồm hàng ghế đợi, phòng công chứng tiếp nhận các yêu cầu để xử lý thông tin liên quan đến chứng từ.
Nơi tiếp đón người dân đến để tiếp nhận yêu cầu thường tiếp đón số lượng người rất lớn, do đó cần một diện tích rộng thoáng vừa đảm bảo không gian cho nhân viên làm việc, vừa có đủ khoảng không gian để tiếp dân.

Khu vực quầy lễ tân cần được thiết kế là nơi tiếp đón khách, có thiết kế sang trọng, bắt mắt có thể lựa chọn nhiều loại chất liệu cho quầy lễ tân như gỗ ốp, đá hoặc thạch cao.
Khu vực ghế đợi là nơi để người yêu cầu công chứng có thể xếp hàng và chờ đợi đến lượt của mình, ở khu vực ngồi ghế này có thể lựa chọn những chất liệu nội thất như ghế sofa, ghế gỗ hoặc ghế nhựa.
Khu vực tiếp nhận các yêu cầu là nơi làm việc của nhân viên cần được thiết kế mang đến sự sang trọng, đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp của người thực hiện, được ngăn cách với khu vực bên ngoài bằng kính cường lực hoặc có vách ngăn nhỏ.
Ngoài phòng đón tiếp khách, tiếp nhận hồ sơ còn có phòng làm việc của công chứng viên và trưởng phòng ở văn phòng công chứng.
Thiết kế văn phòng công chứng viên
Tại văn phòng làm việc của công chứng viên cần được thiết kế có sự trang trọng, đảm bảo tính năng của một văn phòng làm việc hành chính nhà nước.
Khu vực này nên lựa chọn những kiến trúc thoáng, có kết hợp cửa sổ bên ngoài để thu được tối đa ánh sáng từ tự nhiên, giúp công chứng viên làm việc hiệu quả và giảm thiểu những sai sót trong hồ sơ chứng từ.

Có thể lựa chọn những chiếc tủ âm tường cho phòng công chứng viên tối ưu hóa diện tích không gian, tăng thêm tính thẩm mỹ cho khu vực này.
Tùy vào số lượng công chứng viên, có thể sắp xếp lựa chọn số lượng và kiểu dáng, kích thước bàn làm việc phù hợp.
Màu sắc trong phòng công chứng viên nên lựa chọn là những màu sắc tông trầm, kết hợp với đồ dùng bằng gỗ tăng thêm tính trang nghiêm, giúp công chứng viên tập trung nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc.
Thiết kế phòng họp văn phòng công chứng
Phòng họp văn phòng công chứng cần có sự trang nghiêm, nghiêm túc để phù hợp với tính chất công việc. Ngoài ra, khu vực này cũng có thể làm nơi để tiếp dân hoặc lãnh đạo cấp trên. Vì vậy, cần chú trọng khâu thiết kế trang trí cho khu vực này!

Thiết kế phòng trưởng phòng công chứng
Nơi làm việc của trưởng phòng và phó phòng cần được phân chia thể hiện sự uy phong, trang nghiêm của người lãnh đạo. Khu vực này dù không cần quá cầu kỳ và bắt mắt nhưng cũng cần được thiết kế để có sự tinh tế, sử dụng những đồ dùng nội thất cao cấp hơn so với phòng làm việc của nhân viên.

Những thiết bị nội thất có thể sử dụng với chất liệu như đồ gỗ, ghế sofa êm ái, những chiếc bàn làm việc kích thước lớn để phát huy tối đa hiệu quả làm việc của người quản lý, kiểm tra kiểm soát các hồ sơ và giải quyết công việc liên quan tới chứng từ cần công chứng.

Khu vực làm việc của trưởng phòng cũng nên thiết kế những chiếc tủ lớn là nơi để được nhiều tập hồ sơ khác nhau, dễ dàng tra cứu và tham khảo khi cần tài liệu.
Thiết kế khu vực nghỉ ngơi cho nhân viên
Các khu vực nghỉ ngơi cho nhân viên là nơi để sạc lại năng lượng của họ sau một ngày dài làm việc tại văn phòng. Kiến trúc sư mong muốn mang đến không gian nghỉ ngơi thoải mái nhất cho nhân viên của công ty, bởi chúng tôi nhận thấy rằng làm việc công chứng bận rộn như thế nào.
Thông tin cung cấp về thiết kế văn phòng công chứng chắc hẳn đã giúp ích cho quý bạn đọc. Nếu bạn cũng đang có mong muốn thiết kế cho văn phòng công chứng và các văn phòng làm việc của công ty, doanh nghiệp, hãy liên hệ cùng ATZ LUXURY để được tư vấn và nhận ngay mức giá ưu đãi nhé!
Xem thêm:
Thảo Phương – thietkenoithatatz.com