Quy trình và kinh nghiệm setup quán cafe từ A – Z cho người mới

Mở một quán cafe của riêng mình là ước mơ của rất nhiều người. Tuy nhiên, đằng sau hình ảnh lãng mạn đó là một hành trình đầy thách thức và rủi ro. Để biến giấc mơ thành hiện thực và kinh doanh bền vững, việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu là yếu tố sống còn. Bài viết này, ATZ LUXURY sẽ là một cẩm nang chi tiết, cung cấp quy trình và kinh nghiệm setup quán cafe một cách bài bản từ A-Z, giúp bạn tránh được những sai lầm phổ biến và xây dựng một nền tảng kinh doanh vững chắc ngay từ những bước đi đầu tiên.

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch & định hướng chiến lược

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, có thể quyết định đến 80% sự thành công của quán. Một kế hoạch vững chắc sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động sau này.

Xác định mô hình kinh doanh và khách hàng mục tiêu

Trước khi quyết định phong cách quán, bạn phải trả lời câu hỏi: “Khách hàng của mình là ai?”. Họ là sinh viên năng động, dân văn phòng cần không gian làm việc, hay giới trẻ yêu nghệ thuật thích “check-in”? Việc xác định rõ khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp, chẳng hạn như:

• Cafe cóc, cafe bình dân: Hướng đến đối tượng có thu nhập trung bình, người lao động.
• Cafe sách, cafe yên tĩnh: Dành cho những người cần không gian học tập, làm việc.
• Cafe sân vườn: Phù hợp với gia đình, nhóm bạn thích không gian thoáng đãng.
• Cafe take-away (mang đi): Tập trung vào sự tiện lợi và nhanh chóng cho dân văn phòng, người bận rộn.

Mọi quyết định từ thiết kế, menu, giá cả cho đến chiến lược marketing đều phải xoay quanh nhóm khách hàng mà bạn đã chọn.

Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết

Một bản kế hoạch kinh doanh chi tiết không chỉ giúp bạn định hình rõ con đường phía trước mà còn là tài liệu quan trọng để thuyết phục nhà đầu tư hoặc vay vốn. Một kế hoạch hoàn chỉnh cần bao gồm các hạng mục sau:

• 1. Tóm tắt tổng quan: Trình bày ý tưởng, sứ mệnh, và mục tiêu cốt lõi của quán, giúp người đọc nắm bắt nhanh chóng tầm nhìn của bạn.
• 2. Mô tả sản phẩm/dịch vụ: Chi tiết về menu đồ uống, đồ ăn kèm và các dịch vụ gia tăng khác để làm rõ giá trị bạn cung cấp cho khách hàng.
• 3. Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh: Phân tích này giúp bạn xác định những khoảng trống trên thị trường, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ và định vị sự khác biệt cho quán của mình.
• 4. Chiến lược Marketing & Bán hàng: Xây dựng kế hoạch cụ thể để thu hút và giữ chân khách hàng trước, trong và sau ngày khai trương.
• 5. Kế hoạch nhân sự và quản lý: Phác thảo cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên, quy trình tuyển dụng và đào tạo để đảm bảo bộ máy vận hành trơn tru.
• 6. Kế hoạch tài chính chi tiết: Dự toán toàn bộ chi phí đầu tư, chi phí vận hành, đồng thời dự báo doanh thu và lợi nhuận để đánh giá tính khả thi của dự án.

Dự toán chi phí và chuẩn bị nguồn vốn

Việc dự toán chi phí mở quán cafe một cách chính xác sẽ giúp bạn tránh tình trạng hụt vốn giữa chừng. Chi phí có thể được chia thành hai loại chính:

Một kinh nghiệm quan trọng là bạn cần chuẩn bị một khoản chi phí dự phòng. Khoản vốn này nên ở mức khoảng 1/2 chi phí đầu tư ban đầu, sẽ giúp quán “cầm cự” trong 3-6 tháng đầu tiên, giai đoạn thường chưa có lãi, đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị mặt bằng & pháp lý

Kinh nghiệm chọn mặt bằng “vàng”

Mặt bằng là yếu tố quyết định lớn đến lượng khách của quán. Một vị trí tốt cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Vị trí giao thông thuận tiện: Nằm ở các trục đường lớn, ngã ba, ngã tư, dễ tìm.
• Gần khu vực có khách hàng mục tiêu: Gần trường học, văn phòng, khu dân cư đông đúc.
• Có chỗ để xe rộng rãi: Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, nếu không có chỗ để xe, khách hàng sẽ rất ngại ghé vào.
• Tránh các lỗi gây bất tiện: Tránh đường một chiều, vị trí bị khuất tầm nhìn hoặc khu vực an ninh không tốt.

Hoàn thiện các thủ tục pháp lý cần thiết

Để quán hoạt động hợp pháp và tránh các rắc rối về sau, bạn bắt buộc phải hoàn thành các thủ tục pháp lý sau:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh: Có thể đăng ký dưới hình thức Hộ kinh doanh cá thể (tại UBND quận/huyện) hoặc thành lập Công ty (tại Sở Kế hoạch và Đầu tư).
• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Đây là giấy phép bắt buộc đối với ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống.
• Đăng ký và đóng các loại thuế liên quan: Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân/doanh nghiệp.

Hãy hoàn tất mọi giấy tờ ngay từ đầu để yên tâm kinh doanh lâu dài.

Giai đoạn 3: Thiết kế & thi công không gian

Thiết kế không gian quán theo concept đã chọn

Không gian chính là linh hồn của quán. Thiết kế phải đồng nhất với mô hình kinh doanh và khách hàng mục tiêu bạn đã chọn. Đối với các quán có diện tích nhỏ, bạn có thể áp dụng các mẹo sau để không gian trông thoáng đãng hơn:

• Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Sử dụng cửa kính lớn, giếng trời.
• Sử dụng gam màu sáng: Các màu như trắng, be, pastel tạo cảm giác không gian rộng hơn.
• Chọn nội thất thông minh, nhỏ gọn: Sử dụng bàn ghế có thể gấp gọn, kệ treo tường để tối ưu hóa không gian theo chiều dọc.

Xem thêm:

Tổng hợp các mẫu thiết kế quán cafe đẹp dẫn đầu xu hướng

Top các mẫu thiết kế quầy bar quán cafe đẹp “xịn sò” hiện nay

15+ Phong cách thiết kế quán cafe đẹp dễ thu hút khách

Kinh nghiệm setup quầy bar cafe

Quầy bar không chỉ là nơi pha chế mà còn là trung tâm vận hành và là điểm nhấn thẩm mỹ của quán. Việc setup quầy bar cafe sai lầm có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc.

Sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều người thường thiết kế quầy bar với tư duy của một “cái bếp gia đình”. Điều này dẫn đến không gian chật chội, công năng không hiệu quả, khiến nhân viên luống cuống, di chuyển chồng chéo khi quán đông khách.

Các yếu tố cốt lõi khi thiết kế quầy bar chuyên nghiệp

Vị trí: Nên đặt gần cửa ra vào để tiện cho khách order, bán mang về và giúp nhân viên pha chế dễ dàng bao quát toàn bộ không gian quán.

Kích thước chuẩn (tối thiểu): Để đảm bảo không gian thao tác cho 2-3 nhân viên, kích thước quầy cần đáp ứng:

• Chiều dài: Tối thiểu 3m cho quầy dạng hai khối song song.
• Khoảng cách giữa hai khối: Tối thiểu 1.2m để hai người có thể đi ngang qua nhau thoải mái.
• Chiều rộng mặt thao tác: Từ 60cm (tiết kiệm) đến 80cm (lý tưởng).
• Chiều cao mặt thao tác: Từ 80-85cm, phù hợp với tầm vóc người Việt.

Công năng và quy tắc một chiều: Sắp xếp các khu vực theo một quy trình vận hành một chiều để tối ưu thao tác và tránh di chuyển lộn xộn. Các khu vực công năng chính bao gồm: khu lưu trữ (tủ lạnh), khu rửa (bồn rửa, thùng rác), khu thao tác ướt (bồn đá, máy xay, máy ép), khu thao tác khô (trang trí, topping), khu order, khu cà phê (máy pha, máy xay), và khu ra đồ.

Điện và nước: Phải lên kế hoạch các đầu chờ điện và đường cấp/thoát nước một cách hợp lý ngay từ giai đoạn thi công thô. Đặc biệt chú ý đến lỗ thoát sàn để dễ dàng vệ sinh và đường thoát nước riêng cho bồn đá.

Vật liệu: Ưu tiên các vật liệu bền, dễ vệ sinh và chống thấm tốt. Khung thép hoặc inox, mặt đá granit, và sàn gạch chống trơn trượt là những lựa chọn phổ biến và hiệu quả.

“Công năng thực tế của một quầy pha chế là phức tạp hơn nhiều so với nhận định thông thường. Chỉ một điều chỉnh nhỏ trong danh mục đồ uống cũng đủ để tái định hình toàn bộ quy trình và cấu trúc hoạt động của khu vực này.”

Giai đoạn 4: Sản phẩm & nguồn cung ứng

Xây dựng menu đồ uống hấp dẫn và khác biệt

Menu là “linh hồn” của quán. Để xây dựng một menu hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo 5 bước sau:

• 1. Xác định đồ uống chủ đạo: Tập trung vào các nhóm chính như Cà phê (phân biệt giữa cà phê truyền thống Việt Nam và cà phê pha máy kiểu espresso), Trà (ví dụ: trà đào cam sả), các món Đá xay, và Nước trái cây (nước ép, sinh tố).
• 2. Thêm các món theo mùa hoặc xu hướng (trend): Cập nhật các món “hot” để làm mới menu và thu hút giới trẻ, chẳng hạn như các loại trà hoa quả hay cookie cream.
• 3. Tính toán số lượng món hợp lý: Menu quá nhiều món sẽ khiến khách hàng bối rối và gây khó khăn cho việc quản lý nguyên liệu. Một menu tinh gọn nhưng chất lượng sẽ hiệu quả hơn.
• 4. Tạo các combo hấp dẫn: Kết hợp đồ uống với bánh ngọt hoặc đồ ăn vặt để khuyến khích khách hàng chi tiêu nhiều hơn và dễ dàng lựa chọn.
• 5. Thiết kế menu bắt mắt: Menu phải được thiết kế chuyên nghiệp, dễ đọc và phản ánh đúng phong cách của quán.

Định giá bán và tính giá vốn (cost)

Để đảm bảo lợi nhuận, chi phí nguyên vật liệu (giá cost) của một món đồ uống nên được giữ ở mức 20-25% so với giá bán. Ví dụ, nếu một ly cà phê sữa có giá bán là 25.000 VNĐ, thì giá vốn nguyên liệu chỉ nên dao động từ 5.000 – 6.250 VNĐ. Công thức này giúp bạn định giá sản phẩm một cách khoa học, vừa cạnh tranh vừa có lãi. Hãy nhớ, giá bán này không chỉ trang trải chi phí nguyên liệu mà còn phải góp phần chi trả cho tất cả các chi phí vận hành khác như mặt bằng, lương nhân viên, điện nước trước khi tạo ra lợi nhuận ròng.

Tìm kiếm và làm việc với nhà cung cấp uy tín

Chất lượng đồ uống phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nguyên liệu đầu vào. Hãy tìm kiếm những nhà cung cấp uy tín, có nguồn hàng ổn định về cả chất lượng và giá cả. Việc này đảm bảo hương vị đồ uống của bạn luôn đồng nhất và giúp kiểm soát chi phí hiệu quả.

Giai đoạn 5: Chuẩn bị vận hành

Mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ

Dưới đây là danh sách các trang thiết bị cơ bản không thể thiếu cho một quán cafe:

• Tủ lạnh, tủ mát (dung tích nên từ 500 – 1000 lít để đảm bảo đủ sức chứa)
• Máy pha cafe, máy xay cafe
• Máy xay sinh tố công nghiệp, máy ép trái cây
• Máy POS bán hàng, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền
• Bàn ghế, quầy bar
• Ly, tách, muỗng và các dụng cụ pha chế khác
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa
• Vật dụng vệ sinh

Tuyển dụng và đào tạo nhân sự chuyên nghiệp

Nhân viên là bộ mặt của quán. Quy trình tuyển dụng và đào tạo cần được thực hiện bài bản, bao gồm các nội dung chính sau:

• Giới thiệu về văn hóa và giá trị cốt lõi của quán: Giúp nhân viên hiểu và hòa nhập với môi trường làm việc.
• Kiến thức về menu và quy trình pha chế cơ bản: Đảm bảo nhân viên có thể tự tin tư vấn cho khách hàng.
• Kỹ năng giao tiếp và phục vụ khách hàng: Thái độ thân thiện, lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố then chốt.
• Kỹ năng xử lý tình huống phát sinh: Hướng dẫn cách xử lý các phàn nàn của khách một cách khéo léo.
• An toàn vệ sinh thực phẩm: Đào tạo các quy tắc vệ sinh cá nhân và khu vực làm việc.

Lựa chọn và cài đặt phần mềm quản lý (POS)

Trong thời đại công nghệ, phần mềm quản lý là công cụ không thể thiếu. Một hệ thống POS tốt sẽ giúp bạn:

• Order, tính tiền và in hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
• Quản lý kho và định lượng nguyên vật liệu, tránh thất thoát.
• Quản lý thông tin nhân viên và chấm công.
• Xem báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận mọi lúc mọi nơi.

Giai đoạn 6: Marketing & Khai trương

Xây dựng kế hoạch marketing trước và sau khai trương. Để thu hút khách hàng, bạn cần có một chiến lược marketing cho quán cafe mới mở thật hiệu quả.

• Trước khai trương: Tạo sự tò mò và mong đợi bằng cách tung các hình ảnh, video “nhá hàng” về không gian, đồ uống trên các mạng xã hội như Facebook, Tiktok. Hợp tác với các KOL/KOC (người có sức ảnh hưởng) trong lĩnh vực ẩm thực để review về quán.
• Trong ngày khai trương: Tung ra các chương trình khuyến mãi “sốc” như mua 1 tặng 1, giảm giá 50% trên tổng hóa đơn, tặng voucher cho lần sau.
• Sau khai trương: Tập trung vào marketing truyền miệng bằng cách duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết (tích điểm, thẻ thành viên). Đồng thời, quản lý và khuyến khích khách hàng để lại đánh giá tốt trên các nền tảng như Foody, Google Maps.

Những “kinh nghiệm xương máu” cần ghi nhớ khi setup vận hành quán cafe

Hành trình kinh doanh luôn có những bài học đắt giá. Dưới đây là những kinh nghiệm bạn cần “khắc cốt ghi tâm”:

• Quản lý ngân sách chặt chẽ ngay từ đầu để tránh các chi phí phát sinh không cần thiết và nguy cơ cạn vốn.
• Không ngừng học hỏi và cập nhật các xu hướng mới về đồ uống, marketing và quản lý trong ngành F&B.
• Yêu nghề và giữ vững đam mê, bởi kinh doanh quán cafe là một hành trình dài và nhiều chông gai, đòi hỏi sự kiên trì.
• Lường trước các rủi ro phổ biến như chọn sai mặt bằng, quản lý nhân sự kém, chất lượng nguyên liệu không ổn định hay chiến lược marketing sai lầm.

Setup một quán cafe từ con số không là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở mọi khâu, từ lập kế hoạch, tài chính, thiết kế cho đến vận hành và marketing. Đây không phải là con đường trải đầy hoa hồng, nhưng thành quả sẽ vô cùng xứng đáng nếu bạn có đủ đam mê và sự chuẩn bị. Hy vọng rằng, với quy trình và kinh nghiệm setup quán cafe chi tiết được chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ có một nền tảng vững chắc hơn để bắt đầu hành trình chinh phục ước mơ của mình. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

Bộ tiêu chuẩn thiết kế quán cafe chuẩn F&B cập nhật mới nhất

Chi phí đầu tư thiết kế thi công quán cafe trọn gói hết bao nhiêu?

Các ý tưởng thiết kế quán cà phê độc đáo thu hút nhất hiện nay