Thị trường quán cafe Việt Nam tuy sôi động nhưng cũng là một sân chơi đào thải cực kỳ khắc nghiệt. Giấc mơ sở hữu một không gian cà phê của riêng bạn hoàn toàn có thể thành hiện thực, nhưng nó đòi hỏi nhiều hơn là đam mê – nó cần một kế hoạch kinh doanh sắt đá. Với những kinh nghiệm mở quán cafe được đúc kết và một chiến lược bài bản, thành công là hoàn toàn có thể. Với kinh nghiệm triển khai hàng trăm dự án thiết kế thi công quán cafe, ATZ LUXURY sẽ hướng dẫn bạn từng bước đi vững chắc trên con đường khởi nghiệp kinh doanh cafe.
Nội Dung Bài Viết
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kinh doanh vững chắc
Đây là bước nền tảng quyết định sự thành bại của quán. Mọi quyết định về mặt bằng, thiết kế, nhân sự và marketing sau này đều phải dựa trên một kế hoạch kinh doanh bài bản, được nghiên cứu kỹ lưỡng.
Xác định ý tưởng và mô hình kinh doanh phù hợp
Trước tiên, bạn cần quyết định giữa hai hướng đi chính: nhượng quyền thương hiệu hoặc tự xây dựng thương hiệu riêng. Nhượng quyền giúp bạn tận dụng danh tiếng và quy trình sẵn có nhưng đòi hỏi vốn đầu tư lớn và ít tự do sáng tạo. Tự xây dựng thương hiệu mang lại sự tự do tuyệt đối nhưng bạn phải đầu tư nhiều công sức để tạo dựng mọi thứ từ đầu.
Dưới đây là các mô hình quán cafe phổ biến bạn có thể tham khảo:
- Tiệm cafe mang đi (take away): Mô hình này có ưu điểm về chi phí vận hành và mặt bằng thấp, chỉ cần diện tích nhỏ (10-20m2). Rất phù hợp với các khu vực đông dân cư, gần văn phòng, trường học, nơi khách hàng bận rộn và cần tốc độ phục vụ nhanh chóng. Lời khuyên của chuyên gia: Mô hình này thành công hay thất bại phụ thuộc phần lớn vào tốc độ phục vụ và khả năng duy trì chất lượng ổn định trong giờ cao điểm.
- Quán cafe vỉa hè, quán cóc: Nhấn mạnh vào chi phí thuê mặt bằng thấp và không khí dân dã, gần gũi. Với diện tích khoảng 15-30m2, mô hình này thu hút đối tượng khách hàng đa dạng, từ người lao động đến sinh viên. Lời khuyên của chuyên gia: Chìa khóa ở đây là chất lượng đồ uống phải vượt trội so với mức giá và không gian phải luôn sạch sẽ.
- Quán cafe bình dân: Hướng đến đối tượng khách hàng tầm trung, những người tìm kiếm một không gian thư giãn với mức giá hợp lý. Mô hình này cần không gian từ 30m2 trở lên. Lời khuyên của chuyên gia: Tạo ra một không gian thoải mái và dịch vụ thân thiện sẽ là yếu tố giữ chân khách hàng hiệu quả hơn bất kỳ chiến dịch giảm giá nào.
- Quán cafe kết hợp ăn sáng: Đây là cách hiệu quả để tăng doanh thu bằng việc phục vụ thêm bữa sáng tiện lợi. Mô hình này cần diện tích từ 40m2 và đặc biệt thu hút dân văn phòng, sinh viên có nhu cầu ăn sáng nhanh chóng. Lời khuyên của chuyên gia: Cần quản lý tốt chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, đồng thời đảm bảo tốc độ phục vụ để không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
- Quán cafe bóng đá: Cần diện tích rộng (từ 50m2 trở lên) để có không gian cho nhiều người tụ tập. Mô hình này có thể thu hút một lượng khách hàng rất lớn vào các dịp diễn ra sự kiện thể thao lớn. Lời khuyên của chuyên gia: Doanh thu sẽ phụ thuộc rất nhiều vào lịch thi đấu; cần có kế hoạch kinh doanh cho những ngày không có sự kiện thể thao lớn.
Xem thêm:
Các ý tưởng thiết kế quán cafe HOT nhất hiện nay
Bảng báo giá thiết kế quán cafe chi tiết theo diện tích
Tiêu chuẩn thiết kế quán cafe: Diện tích – Công năng – Layout
Nghiên cứu thị trường và khách hàng mục tiêu
Một sai lầm phổ biến và nghiêm trọng nhất là bỏ qua việc nghiên cứu khách hàng. Việc hiểu rõ mình đang phục vụ ai sẽ quyết định phong cách thiết kế, menu và chiến lược marketing của bạn.
Hãy tưởng tượng bạn đang mở một quán cà phê chuyên về cà phê đen, nhưng khu vực xung quanh lại toàn dân văn phòng thích uống trà sữa. Chắc chắn, quán của bạn sẽ rất khó để thu hút khách hàng.
Để nghiên cứu khách hàng hiệu quả, hãy trả lời những câu hỏi sau:
1. Khách hàng mục tiêu của bạn là ai (sinh viên, dân văn phòng, gia đình, người yêu thích sự yên tĩnh…)?
2. Họ thích uống gì (cà phê truyền thống, cà phê máy, trà, nước ép, sinh tố…)?
3. Họ thường đến quán vào thời điểm nào trong ngày?
4. Mức chi tiêu trung bình của họ cho một ly nước là bao nhiêu?
Trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp bạn xây dựng một mô hình kinh doanh có khả năng thành công cao hơn, tránh được tình trạng đầu tư nửa vời, chạy theo xu hướng mà không có định hướng rõ ràng.
Lập kế hoạch tài chính và dự trù chi phí mở quán cafe
Một kế hoạch tài chính bài bản và chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát nguồn vốn chặt chẽ và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành. Dưới đây là các khoản chi phí mở quán cafe chính bạn cần dự trù:
- Chi phí thuê mặt bằng: Khoản đầu tư lớn nhất và ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền hàng tháng. Đây là khoản chi lớn, thường chiếm 20-30% tổng chi phí ban đầu. Bạn cần chuẩn bị tiền cọc từ 3 đến 6 tháng và trả trước tiền thuê cho kỳ đầu tiên.
- Chi phí thiết kế và sửa chữa: Khoản này quyết định “bộ mặt” của quán, chiếm khoảng 15-25% tổng chi phí. Để tiết kiệm, bạn có thể tự trang trí nếu có khả năng hoặc tìm mua nội thất thanh lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và thẩm mỹ.
- Chi phí trang thiết bị, dụng cụ: Xương sống của hoạt động vận hành. Các thiết bị cốt lõi không thể thiếu bao gồm máy pha cafe (khoảng 10-20 triệu đồng cho quán nhỏ), máy xay cafe (5-10 triệu đồng), tủ lạnh, máy xay sinh tố, ly tách, phin và các dụng cụ pha chế khác.
- Chi phí nguyên vật liệu ban đầu: Đảm bảo quán có đủ “nhiên liệu” để hoạt động trong tháng đầu. Bạn cần nhập cà phê hạt (giá dao động từ 150.000 – 300.000 đồng/kg), sữa, đường, siro, trái cây… Tổng chi phí nguyên liệu tháng đầu có thể từ 5-10 triệu đồng.
- Chi phí nhân sự: Khoản chi định kỳ, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ. Mức lương cho nhân viên toàn thời gian khoảng 5-7 triệu đồng/tháng và nhân viên bán thời gian từ 20.000-25.000 đồng/giờ.
- Chi phí Marketing và khai trương: Ngân sách để tạo ra “tiếng vang” ban đầu. Khoản này nên chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí để thu hút khách hàng trong giai đoạn đầu.
- Vốn duy trì và chi phí phát sinh: Khoản bảo hiểm sống còn, quyết định quán của bạn có thể tồn tại qua những tháng đầu tiên hay không. Bạn cần có một quỹ dự phòng để duy trì hoạt động của quán trong ít nhất 3-6 tháng đầu, khi doanh thu chưa ổn định. Hãy nhớ rằng, luôn phải dự phòng ít nhất 10-20% tổng chi phí cho các khoản phát sinh bất ngờ.
Có thể bạn quan tâm: Mở quán cafe sân vườn 9 kinh nghiệm để thành công
Giai đoạn 2: Triển khai và thiết lập không gian
Sau khi có một kế hoạch vững chắc, đây là giai đoạn bạn biến những ý tưởng trên giấy thành hiện thực.
Lựa chọn mặt bằng kinh doanh
Mặt bằng được coi là yếu tố then chốt, quyết định đến 50% sự thành bại của quán. Một vị trí tốt có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí marketing. Hãy cân nhắc 5 tiêu chí quan trọng sau khi chọn mặt bằng:
- Vị trí phải gần khu vực tập trung đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn (ví dụ: gần các tòa nhà văn phòng, trường đại học, khu dân cư đông đúc).
- Mật độ giao thông và lưu lượng người qua lại tốt, dễ dàng thu hút khách vãng lai.
- Có chỗ để xe thuận tiện và đủ rộng cho khách hàng.
- Diện tích mặt bằng phải phù hợp với mô hình kinh doanh và số lượng khách dự kiến phục vụ.
- Chi phí thuê hợp lý, lý tưởng nhất là chỉ nên chiếm tối đa 15-20% doanh thu kỳ vọng của bạn. Đây là một chỉ số tài chính quan trọng để đảm bảo mô hình kinh doanh của bạn có lãi và bền vững trong dài hạn.
Thiết kế và trang trí quán cafe
Không gian quán chính là yếu tố giữ chân khách hàng và khuyến khích họ quay trở lại. Một thiết kế đẹp mắt thôi là chưa đủ, nó cần phải tối ưu về công năng và trải nghiệm người dùng. Thiết kế quán cafe không chỉ nên chạy theo xu hướng mà hãy tập trung vào công năng để quá trình vận hành trở nên hiệu quả.
Dưới đây là một số lỗi sai phổ biến về thiết kế quán cafe và cách khắc phục để bạn tham khảo:
- Phân bổ không gian không hợp lý: Một sai lầm phổ biến là quá ưu tiên các góc “sống ảo” mà làm lối đi trở nên chật chẹp, gây bất tiện cho cả nhân viên và khách hàng. Hãy nhớ rằng, lối đi chính nên rộng từ 100-120cm và lối đi giữa các bàn tối thiểu là 60cm để tạo sự thông thoáng.
- Ánh sáng quá gắt hoặc quá tối: Ánh sáng ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc của khách hàng. Hãy tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên và kết hợp một hệ thống đèn có nhiệt độ màu phù hợp để tạo cảm giác dễ chịu, ấm cúng.
- Bàn ghế không thoải mái: Đừng chỉ chọn bàn ghế vì đẹp. Hãy ưu tiên những mẫu có thiết kế công thái học (ergonomic), kích thước cân đối với không gian để khách hàng có thể ngồi lại lâu hơn.
- Bỏ quên âm thanh và mùi hương: Một không gian ồn ào hoặc có mùi lạ sẽ phá hỏng trải nghiệm của khách hàng. Hãy sử dụng các vật liệu tiêu âm như thảm, rèm và lắp đặt hệ thống hút mùi hiệu quả. Kết hợp thêm tinh dầu với mùi hương nhẹ nhàng, đặc trưng sẽ giúp quán của bạn tạo được dấu ấn riêng.
Mua sắm dụng cụ và tìm nguồn cung cấp nguyên liệu
Bạn cần lập một danh sách chi tiết các dụng cụ cần thiết cho quán, bao gồm máy pha cà phê, máy xay, tủ lạnh, tủ mát, ly tách, dụng cụ pha chế… Song song đó, việc tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu ổn định và chất lượng là yếu tố sống còn, đặc biệt là nguồn cung cấp cà phê, bởi một ly cà phê ngon bắt nguồn từ những hạt cà phê chất lượng. Chất lượng này được quyết định bởi các yếu tố then chốt như vùng trồng (khí hậu, thổ nhưỡng), quy trình thu hoạch và sơ chế, và đặc biệt là kỹ thuật rang. Hãy tìm một nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng đồ uống của bạn luôn đồng đều.
Giai đoạn 3: Vận hành, marketing và tăng trưởng
Đây là giai đoạn quyết định để đưa quán vào hoạt động, thu hút khách hàng và xây dựng một nền tảng kinh doanh bền vững.
Chìa khóa ở đây là tập trung vào chất lượng hơn là số lượng. Khi mới bắt đầu, menu của bạn chỉ nên có khoảng 8-12 loại đồ uống để dễ dàng quản lý nguyên liệu và đảm bảo chất lượng đồng đều. Hãy bắt đầu với nền tảng là các món cơ bản phải có như cà phê (espresso, latte, cà phê phin), trà, và các loại nước ép trái cây. Sau khi đã hoàn thiện các món cốt lõi, hãy tạo ra một “món đặc biệt của quán” (signature drink) để tạo dấu ấn riêng và khiến khách hàng nhớ đến bạn. Cuối cùng, việc định giá sản phẩm cần được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên chi phí nguyên liệu, chi phí vận hành (mặt bằng, nhân viên, điện nước…) và quan trọng nhất là phải phù hợp với phân khúc khách hàng mục tiêu mà bạn hướng đến.
Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự
Với một quán cafe nhỏ, các vị trí nhân sự cốt lõi bao gồm: Nhân viên pha chế (Barista), nhân viên phục vụ, và thu ngân. Hãy bắt đầu bằng việc xây dựng bản mô tả công việc chi tiết và đặt ra các chỉ số hiệu suất (KPIs) rõ ràng cho từng vị trí, đặc biệt nếu bạn dự định thuê một quản lý.
Một sai lầm phổ biến là chỉ đào tạo nhân viên một lần khi mới vào làm. Chìa khóa để quản lý quán cafe hiệu quả là xây dựng quy trình và tiêu chuẩn phục vụ nhất quán, đồng thời tổ chức các buổi đào tạo định kỳ. Việc đào tạo không chỉ dừng lại ở kỹ năng pha chế mà còn phải tập trung vào kỹ năng giao tiếp và thái độ phục vụ.
Nhân viên là bộ mặt của quán. Một barista có thể pha cà phê ngon, nhưng một barista tuyệt vời còn biết cách giao tiếp và xử lý tình huống khéo léo để biến khách hàng xa lạ thành khách quen.
Bên cạnh đó, việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và có chế độ đãi ngộ hợp lý là yếu tố then chốt để giữ chân những nhân viên giỏi, giảm thiểu tình trạng thay đổi nhân sự thường xuyên.
Hoàn tất thủ tục pháp lý
Để quán cafe hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro về sau, bạn cần hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết. Các giấy phép kinh doanh quan trọng nhất bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (đối với quy mô nhỏ) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
Tham khảo ngay: Chi phí mở quán cafe sách bao nhiêu thì đủ?
Lập kế hoạch Marketing và khai trương
Trong thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, marketing cho quán cafe là yếu tố không thể thiếu để thu hút và giữ chân khách hàng. Hãy tiếp cận một cách chiến lược theo hai giai đoạn:
Giai đoạn 1: Tạo sức hút trước khai trương
Mục tiêu là xây dựng sự tò mò và mong đợi. Hãy bắt đầu xây dựng sự hiện diện trên các nền tảng mạng xã hội như Fanpage Facebook, Instagram, TikTok. Đăng tải hình ảnh đẹp về quá trình thi công, những góc không gian đặc biệt, và hé lộ về đồ uống. Chạy quảng cáo Facebook Ads, Google Ads nhắm mục tiêu đến khách hàng trong khu vực lân cận với thông điệp “Sắp ra mắt”. Hợp tác với các food blogger, influencer địa phương để có những bài đăng “coming soon”, tạo hiệu ứng lan truyền.
Giai đoạn 2: Bùng nổ ngày khai trương và duy trì đà tăng trưởng
Vào ngày khai trương, hãy tổ chức một chương trình thật hấp dẫn với các ưu đãi như giảm giá 10-20% hoặc mua 1 tặng 1 để thu hút lượng khách lớn trong những ngày đầu. Sau đó, chìa khóa để giữ chân họ là phát triển các chương trình khách hàng thân thiết như thẻ thành viên hoặc tích điểm để khuyến khích khách hàng quay trở lại.
Mở một quán cafe là một hành trình đầy thử thách nhưng cũng vô cùng thú vị. Thành công không đến từ may mắn mà đến từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một chiến lược kinh doanh thông minh. Hành trình này đòi hỏi sự kiên trì và tỉnh táo. Với cẩm nang kinh nghiệm mở quán cafe này, bạn không chỉ có một bản đồ, mà còn có cả la bàn. Câu hỏi không còn là ‘Liệu bạn đã sẵn sàng chưa?’, mà là ‘Khi nào bạn sẽ bắt đầu?’
Xem thêm:
Nguyên lý thiết kế quán cafe người khởi nghiệp cần lưu ý
