Hot desking với chỗ ngồi linh hoạt, đảm bảo sự tiện nghi, giảm trừ chi phí đầu tư, thúc đẩy sự phát triển của công ty và gia tăng khả năng sáng tạo cũng như kích thích nguồn cảm hướng làm việc tập trung cho đội ngũ nhân viên đang được rất nhiều doanh nghiệp/chủ đầu tư lớn nhỏ tại Việt Nam quan tâm.
Vậy hot desking là gì? Lợi ích và hạn chế, các tiện ích của hot desking gồm những gì? Những vấn đề này sẽ được ATZ LUXURY bật mí chi tiết trong bài chia sẻ này.
Nội Dung Bài Viết
Khái niệm hot desking là gì?
Hot desking là mô hình làm việc có tổ chức với chỗ ngồi linh hoạt. Trong đó, mỗi cá nhân trong công ty sẽ không có bàn làm việc cố định mà có thể sử dụng linh hoạt, bất kỳ chiếc bàn làm việc còn trống nào phù hợp với tính chất, đặc thù công việc của họ có trong văn phòng.
Với mục đích nhằm tối ưu hóa không gian làm việc và tạo ra sự linh hoạt trong quá trình làm việc nhóm, trao đổi ý tưởng, đóng góp ý kiến của mỗi cá nhân làm việc trong văn phòng công ty.
Mô hình làm việc hiện đại này rất hữu ích đối với các tổ chức có nhân viên làm việc từ xa và làm việc Part time với lịch trình, thời gian làm việc tại văn phòng không cố định. Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi, giám sát mọi hoạt động và thời gian làm việc của nhân viên thông qua phần mềm quản lý công việc.
Có thể bạn quan tâm: Fit Out là gì?
Lợi ích và hạn chế của hot desking
Cũng giống như các mô hình làm việc truyền thống thì không gian làm việc hot desking với chỗ ngồi linh hoạt cũng có những lợi ích tiêu biểu cùng một số điểm hạn chế đáng lưu tâm. Vấn đề này sẽ được ATZ bật mí ngay bên dưới, bạn tìm hiểu ngay nhé.
Lợi ích của Hot-desking
Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu của Hot-desking dành cho doanh nghiệp, cá nhân làm việc và khả năng tăng cường hợp tác giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác làm ăn. Bạn tìm hiểu ngay nhé.
Đối với doanh nghiệp và công ty
Tính năng ưu việt của hot-desking là cho phép doanh nghiệp dễ dàng quản lý linh hoạt thời gian, lịch trình làm việc của đội ngũ nhân viên từ xa mà không cần phải đầu tư số tiền lớn để sắm đầy đủ nội thất, bàn ghế làm việc và một số trang thiết bị cần thiết.
Việc thuê chỗ ngồi linh hoạt với chi phí đầu tư thấp cũng là điểm thu hút để công ty phát triển nhanh chóng, nâng cao tốc độ tăng trưởng và mở rộng quy mô kinh doanh vào các thị trường trọng yếu khi cần thiết. Đồng thời, còn giảm bớt một số rủi ro liên quan đến việc mở văn phòng riêng như: rủi ro tài chính, duy trì chi phí hoạt động, bảo mật, quản lý văn phòng, tối ưu không gian,…
Đối với cá nhân làm việc
Nếu bạn là freelancer hay doanh nghiệp có thời gian, lịch trình làm việc linh hoạt thì hot desking chính là giải pháp tối ưu và tiết kiệm chi phí đầu tư nhất. Khi đó, bạn không phải chịu bất cứ ràng buộc nào về hợp đồng thuê văn phòng làm việc dài hạn nào.
Còn đối với nhân viên có lịch trình làm việc không có định và thực hiện nhiều dự án khác nhau trên mọi tỉnh thành khác nhau thì hot-desking cũng là sự lựa chọn tối ưu. Với không gian làm việc hiện đại, linh hoạt và tiện lợi không chỉ có tác dụng thúc đẩy năng suất lao động mà còn cung cấp đầy đủ đặc quyền về một môi trường làm việc chuyên nghiệp cho bạn khi ở bất cứ nơi nào.
Xem thêm: Layout Văn Phòng Là Gì
Khả năng đổi mới và tăng cường hợp tác
Cũng giống như mô hình làm việc truyền thống và không gian làm việc mở thì hot-desking cũng giúp mọi người xích lại gần nhau. Sự kết nối này sẽ góp phần gia tăng khả năng đổi mới và tăng cường hợp tác với nhiều khách hàng, chủ đầu tư và nhân viên tài năng.
Bởi vì, trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ như hiện nay bất cứ ai cũng muốn được làm việc trong môi trường năng động, linh hoạt, tiện nghi và thoải mái. Khi đó, mỗi cá nhân trong công ty có thể linh động về chỗ ngồi, không gian làm việc trong công ty. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy hứng khởi, thoải mái và muốn cống hiến hết 100% sức lực vào công việc.
Nhược điểm của Hot-desking
Điểm hạn chế lớn nhất của mô hình làm việc này đến từ tính bảo mật về công việc. Do đó, những doanh nghiệp yêu cầu công việc có tính bảo mật cao thì nên cân nhắc đến việc sử dụng văn phòng làm việc riêng tư thay vì không gian làm việc chung.
Các tiện tích mà hot desking cung cấp
Dưới đây là một số tiện ích ưu việt hot desking cung cấp cho các chủ đầu tư mà bạn nên xem xét và đặc biệt lưu tâm khi lựa chọn mô hình kinh doanh này. Cụ thể như:
Ổ cắm điện và kết nối Wifi
Hot desking không chỉ cung cấp chỗ ngồi linh hoạt mà mọi người có thể sử dụng ổ cắm điện và kết nối Wifi tiện lợi khi cần thiết. Điện thoại sẽ được gắn cố định vào bàn làm việc để nhân viên telesale có thể sử dụng hiệu quả.
Tùy thuộc vào tính chất công việc, đặc thù ngành nghề mà mô hình làm việc hot desking sẽ trang bị đầy đủ tiện nghi, nội thất thông minh để tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiện đại nhất cho người lao động.
Phòng hội họp và không gian sử dụng chung
Hầu hết các mô hình văn phòng hot-desking đều cho phép các doanh nghiệp có thể đặt phòng hội họp và không gian sử dụng chung qua ứng dụng, trên trang Website hoặc quầy lễ tân. Với chỗ ngồi linh hoạt và bạn có thể tự do lựa chọn thời gian, lịch trình diễn ra cuộc họp với không gian phòng hội họp, thảo luận chuyên nghiệp.
Khu vực in, fax tài liệu
Hot-desking còn cung cấp thêm khu vực in, fax tài liệu,… với đầy đủ trang thiết bị, máy móc hiện đại nhằm đáp ứng hiệu quả mọi mục đích, nhu cầu sử dụng cho đội ngũ nhân viên. Từ đó, góp phần gia tăng hiệu quả lao động và năng suất làm việc cho công ty.
Kệ và tủ đựng tài liệu
Hiện nay, một số coworking thường cho phép nhân viên chứa đồ đạc, túi xách, tài liệu tại chỗ ngồi linh hoạt với khoảng thời gian nhất định. Toàn bộ tủ đựng tài liệu mật được trang bị ổ khóa bảo vệ an toàn nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm về tính bảo mật. Tuy nhiên, nhân viên thường để vật dụng và một số vật dụng cá nhân ngay tại chỗ ngồi làm việc linh hoạt để bảo quản cũng như đảm bảo sự tiện lợi khi sử dụng.
Xem thêm: 19+ Xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại mới nhất hiện nay
Các yếu tố cần lưu ý khi triển khai hot desking
Hot desking là mô hình làm việc với chỗ ngồi linh hoạt. Do đó, để triển khai mô hình Hot desking trong văn phòng phù hợp và hiệu quả thì các chủ đầu tư nên quan tâm đến các yếu tố quan trọng dưới đây.
Kết nối cơ sở hạ tầng
Đảm bảo không gian làm việc trong văn phòng Hot desking được trang bị đầy đủ nội thất thông minh và một số trang thiết bị cần thiết như: Bàn ghế làm việc, Wifi, tủ đựng tài liệu, kệ để đồ, ổ cắm điện,…
Ứng dụng phần mềm quản lý công việc
Chủ đầu tư nên ứng dụng phần mềm quản lý công việc từ xa để dễ dàng quan sát, theo dõi lịch trình và thời gian sử dụng bàn làm việc của mỗi cá nhân để hạn chế tối đa tình trạng thiếu bàn làm việc hay bàn làm việc bị đặt trùng lặp.
Chỗ ngồi linh hoạt
Không gian làm việc trong văn phòng phải được thiết kế chỗ ngồi linh hoạt cho từng khu vực khác nhau như: bàn làm việc nhóm, bàn làm việc cá nhân, khu vực thư giãn, nghỉ ngơi,… nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu sử dụng của nhân viên.
Quy tắc và tiêu chuẩn rõ ràng
Bạn nên xác định rõ một số quy tắc và tiêu chuẩn khi triển khai mô hình làm việc hot desking về thời gian làm việc tối thiểu/bàn làm việc, cách thức đặt bàn trước như thế nào,…
Bảo mật và ứng dụng thiết bị công nghệ
Hãy đảm bảo văn phòng hot desking có tính bảo mật cao về tài liệu cá nhân, tài sản và một số thông tin quan trọng về khách hàng cho đội ngũ nhân viên khi họ làm việc tại bàn làm việc chung. Đồng thời, bạn cũng nên tích hợp công nghệ thông minh như điện thoại, máy tính để bàn, tai nghe để nhân viên có thể làm việc hiệu quả, di chuyển tiện lợi từ bàn làm việc này sang bàn khác mà không cần phải mang theo thiết bị công nghệ nào.
Xem thêm: Các phong cách thiết kế văn phòng phổ biến hiện nay
Sự phù hợp của hot desking
Mặc dù, hot desking có nhiều lợi ích ưu việt hơn so với mô hình làm việc truyền thống. Nhưng không phải ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh nào cũng phù hợp với hot desking. Chẳng hạn như: đối với doanh nghiệp yêu cầu tính bảo mật về công việc, thông tin khách hàng thì mô hình hot desking không phù hợp.
Nếu nhân viên của bạn làm việc part time hoặc doanh nghiệp của bạn đang tìm chỗ làm việc tạm thời cho nhân viên thì việc thuê văn phòng chính thức sẽ không tối ưu so với việc sử dụng mô hình làm việc hot desking.
Chính sự linh hoạt và tự do về việc lựa chọn chỗ ngồi sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu và không hề gò bó, tù túng hay áp lực chút nào. Từ đó, góp phần kích thích nguồn cảm hứng làm việc sáng tạo cho đội ngũ nhân viên. Mô hình này rất phù hợp với những công ty chưa có văn phòng, công ty có nhiều chi nhánh, quy mô lớn hay thường xuyên phải thay đổi địa điểm làm việc.
Xem thêm: Pantry văn phòng là gì? Khái niệm, vai trò và đặc điểm!
Mong rằng, qua bài chia sẻ này chắc hẳn bạn cũng tìm được câu trả lời thỏa đáng cho những vấn đề: hot desking là gì? Lợi ích và hạn chế của hot desking. Một số tiện ích ưu việt mà hot desking cung cấp. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến mô hình làm việc hot desking thì hãy liên hệ ngay ATZ LUXURY để được hỗ trợ và tư vấn hiệu quả nhé.
Thảo Phương – thietkenoithatatz.com
