Fitout văn phòng là gì? Hướng dẫn toàn diện từ A-Z (quy trình & chi phí)

Khi một doanh nghiệp thuê một mặt bằng thương mại, thường đó chỉ là một không gian thô sơ, trống trải. Để biến khoảng không đó thành một văn phòng làm việc hoàn chỉnh, chuyên nghiệp và truyền cảm hứng, doanh nghiệp cần đến một giải pháp toàn diện mang tên Fit Out.

Fit Out, hay còn gọi là hoàn thiện nội thất văn phòng, là quy trình kiến tạo không gian làm việc từ trạng thái ban đầu. Bài viết này, ATZ LUXURY sẽ cung cấp một hướng dẫn tổng quan và chi tiết, từ định nghĩa, lợi ích chiến lược, các cấp độ hoàn thiện, quy trình triển khai cho đến chi phí và những sai lầm cần tránh, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn.

Định nghĩa Fit Out văn phòng là gì?

Fit Out văn phòng là thuật ngữ chỉ toàn bộ quá trình biến đổi một không gian thô (Shell and Core) hoặc cơ bản (Category A) thành một môi trường làm việc đầy đủ chức năng, tiện nghi và sẵn sàng đi vào hoạt động. Đây là một chuỗi công tác kỹ thuật và thẩm mỹ phức hợp, đòi hỏi chuyên môn cao.

Fit Out không chỉ đơn thuần là thi công nội thất hay trang trí, mà bao gồm cả việc hoàn thiện các hạng mục kết cấu (tường, trần, sàn) và lắp đặt các hệ thống kỹ thuật cơ điện (M&E) như điện, nước, điều hòa không khí, chiếu sáng, mạng dữ liệu và đặc biệt là hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC). Về bản chất, Fit Out là quá trình cải tạo, nâng cấp không gian làm việc một cách toàn diện.

Tại sao Fit Out lại là khoản đầu tư chiến lược cho doanh nghiệp?

Đầu tư vào Fit Out văn phòng không chỉ là chi phí cơ sở vật chất mà còn là một quyết định chiến lược mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Nâng cao năng suất và gắn kết nhân viên

Một không gian làm việc được thiết kế khoa học, đáp ứng đầy đủ nhu cầu công việc sẽ giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng, giảm bớt căng thẳng và có động lực cống hiến. Môi trường lý tưởng thúc đẩy sự sáng tạo, tương tác và xây dựng một tập thể gắn kết.

Tối ưu hóa không gian làm việc

Dù diện tích lớn hay nhỏ, Fit Out chuyên nghiệp giúp tận dụng tối đa từng mét vuông. Bằng cách áp dụng các giải pháp bố trí thông minh, nội thất đa năng và hệ thống lưu trữ sáng tạo, không gian làm việc sẽ trở nên ngăn nắp, thoáng đãng và hiệu quả hơn.

Nâng tầm thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp

Văn phòng chính là bộ mặt của công ty, là điểm chạm đầu tiên và quan trọng với đối tác, khách hàng. Một không gian được đầu tư thiết kế chuyên nghiệp sẽ phản ánh trực tiếp văn hóa, giá trị cốt lõi và thông điệp thương hiệu, qua đó xây dựng niềm tin và sự uy tín.

Thu hút và giữ chân nhân tài

Trong thị trường lao động cạnh tranh, một không gian làm việc hiện đại, tiện nghi và chú trọng đến sức khỏe nhân viên là một lợi thế lớn. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút những ứng viên tài năng và giữ chân đội ngũ nhân sự cốt lõi.

Phân biệt các cấp độ Fit Out văn phòng phổ biến

Trong lĩnh vực bất động sản thương mại, Fit Out thường được phân chia thành ba cấp độ chính để xác định rõ phạm vi công việc và trách nhiệm giữa chủ tòa nhà (bên cho thuê) và khách thuê (bên thuê).

Quy trình Fit Out văn phòng chuyên nghiệp gồm những bước nào?

Một dự án Fit Out chuyên nghiệp tuân theo một quy trình chặt chẽ để đảm bảo tiến độ, chất lượng và ngân sách. Dưới đây là các bước cốt lõi một nhà quản lý dự án cần nắm vững:

Bước 1: Khảo sát và lên ý tưởng

Đơn vị tư vấn tiến hành khảo sát hiện trạng mặt bằng thực tế, đo đạc kích thước, kiểm tra hệ thống kỹ thuật hiện có. Dựa trên nhu cầu, văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp, các chuyên gia sẽ tư vấn và phác thảo những ý tưởng thiết kế ban đầu.

Bước 2: Thiết kế chi tiết và lập dự toán

Ý tưởng thiết kế văn phòng ban đầu được phát triển thành các bản vẽ kỹ thuật chi tiết (bản vẽ 2D, phối cảnh 3D), thể hiện rõ cách bố trí không gian, vật liệu, màu sắc và kiểu dáng nội thất. Dựa trên hồ sơ này, một bảng dự toán chi phí chi tiết cho từng hạng mục sẽ được lập và trình chủ đầu tư phê duyệt.

Bước 3: Xin phép và lựa chọn nhà thầu

Đây là bước then chốt về mặt pháp lý và là nguồn rủi ro lớn nhất về tiến độ. Nhà thầu phải hỗ trợ chủ đầu tư chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xây dựng/cải tạo và đặc biệt là thẩm duyệt thiết kế PCCC với cơ quan chức năng. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong khâu này đều có thể khiến toàn bộ dự án bị đình trệ.

Bước 4: Thi công phần thô và hệ thống kỹ thuật

Giai đoạn này bao gồm các công việc thi công phần cứng như xây, tô, lắp đặt trần, sàn, vách ngăn. Tiếp theo là triển khai các hệ thống kỹ thuật phức tạp như điện, mạng dữ liệu, điều hòa không khí và PCCC theo đúng bản vẽ đã được thẩm duyệt.

Bước 5: Sản xuất và lắp đặt nội thất

Các sản phẩm nội thất như bàn, ghế, tủ, kệ… sẽ được sản xuất tại xưởng hoặc đặt hàng. Sau khi hoàn tất phần thô, đội ngũ thi công sẽ tiến hành lắp đặt toàn bộ nội thất tại công trình.

Bước 6: Nghiệm thu, bàn giao và bảo hành

Chủ đầu tư cùng nhà thầu kiểm tra toàn bộ công trình, đối chiếu với thiết kế. Các lỗi nhỏ (defect) sẽ được ghi nhận và khắc phục. Tuy nhiên, bước quan trọng và mang tính quyết định nhất là Nghiệm thu PCCC với cơ quan Cảnh sát PCCC. Nếu không có văn bản chấp thuận nghiệm thu PCCC, văn phòng sẽ không được phép đi vào hoạt động một cách hợp pháp, gây ra tổn thất tài chính và gián đoạn kinh doanh nghiêm trọng.

Chi phí Fit Out văn phòng tại Việt Nam là bao nhiêu?

Theo báo cáo từ Cushman & Wakefield, Việt Nam là một trong những thị trường có chi phí Fit Out cạnh tranh nhất trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Đây là một lợi thế cho các doanh nghiệp đang có kế hoạch đầu tư hoặc mở rộng văn phòng.

Chi phí trung bình tại các thành phố lớn

Dữ liệu quốc tế cho thấy chi phí trung bình để trang bị một văn phòng mới tại Việt Nam là:

• Tại Hà Nội: Khoảng $678/m²
• Tại TP. Hồ Chí Minh: Khoảng $656/m²

Tuy nhiên, tại thị trường nội địa, các nhà thầu thường phân chia chi phí theo hai cấp độ: chi phí hoàn thiện nội thất (chủ yếu là trang bị bàn ghế, tủ kệ – FF&E) và chi phí Fit Out toàn diện (bao gồm cả phần thô, vách ngăn và hệ thống kỹ thuật M&E). Sự khác biệt này dẫn đến hai khung ngân sách rõ rệt:

Các yếu tố chính ảnh hưởng đến ngân sách

Ngân sách cuối cùng của một dự án Fit Out có thể thay đổi đáng kể dựa trên các yếu tố sau:

• Diện tích: Diện tích càng lớn, tổng chi phí càng cao nhưng đơn giá trên mỗi m² có thể giảm.
• Mức độ phức tạp của thiết kế: Thiết kế độc đáo, nhiều chi tiết cầu kỳ, yêu cầu kỹ thuật cao sẽ làm tăng chi phí thi công.
• Chất lượng vật liệu: Việc lựa chọn giữa vật liệu sản xuất trong nước và vật liệu nhập khẩu cao cấp sẽ tác động lớn đến tổng ngân sách.
• Yêu cầu về hệ thống kỹ thuật: Các hệ thống M&E, IT, an ninh… hiện đại và phức tạp sẽ đòi hỏi chi phí đầu tư cao hơn.
• Tiến độ thi công: Yêu cầu hoàn thành dự án trong thời gian ngắn có thể làm tăng chi phí nhân công và quản lý.

Lựa chọn nhà thầu design & build là giải pháp tối ưu?

Khi triển khai dự án Fit Out, doanh nghiệp đứng trước hai mô hình hợp đồng chính. Việc lựa chọn đúng mô hình sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chi phí và mức độ rủi ro của dự án.

Trong bối cảnh yêu cầu tiến độ nhanh và mức độ phức tạp cao của các dự án Fit Out hiện đại, mô hình Design & Build ngày càng chứng tỏ sự ưu việt. Giải pháp “chìa khóa trao tay” này giúp chủ đầu tư giảm bớt gánh nặng quản lý, tối ưu hóa thời gian và ngân sách, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro.

Những sai lầm cần tránh để dự án Fit Out thành công

Một sai lầm nhỏ trong quá trình thiết kế và thi công cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc và hình ảnh thương hiệu. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh:

• Thiếu phân chia khu vực chức năng rõ ràng: Không gian làm việc lộn xộn, thiếu sự tách biệt giữa khu vực cần yên tĩnh và khu vực thảo luận nhóm sẽ gây mất tập trung và giảm hiệu suất.
• Bỏ qua yếu tố ánh sáng tự nhiên: Phụ thuộc hoàn toàn vào ánh sáng nhân tạo khiến không gian trở nên bí bách, gây mỏi mắt và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của nhân viên.
• Thiết kế cứng nhắc, thiếu linh hoạt cho tương lai: Sử dụng vách ngăn cố định, nội thất nặng nề sẽ gây khó khăn và tốn kém khi doanh nghiệp cần tái cấu trúc hoặc mở rộng quy mô.
• Lựa chọn vật liệu và nội thất không phù hợp, kém bền: Chọn vật liệu giá rẻ để tiết kiệm chi phí ban đầu thường dẫn đến chi phí sửa chữa, bảo trì cao và làm giảm tuổi thọ công trình.
• Xem nhẹ các hệ thống kỹ thuật và an toàn, đặc biệt là PCCC: Hệ thống điện, mạng, điều hòa và PCCC là nền tảng vận hành của văn phòng. Bất kỳ sai sót nào trong khâu này đều có thể dẫn đến rủi ro nghiêm trọng về an toàn và pháp lý.

Kiến tạo không gian làm việc lý tưởng

Qua những phân tích trên, có thể thấy Fit Out không chỉ là một công việc xây dựng đơn thuần. Đó là một quá trình đa giai đoạn, một khoản đầu tư chiến lược đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận, tầm nhìn dài hạn và sự phối hợp chuyên nghiệp. Hiểu rõ fitout văn phòng công ty là gì và nắm vững quy trình sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiến tạo một không gian làm việc không chỉ đẹp về thẩm mỹ mà còn tối ưu về công năng, phản ánh đúng văn hóa và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

Để đảm bảo dự án thành công, việc tìm đến các đơn vị tư vấn, thiết kế và thi công chuyên nghiệp theo mô hình Design & Build là một lựa chọn khôn ngoan, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, truyền cảm hứng.

Bạn đang cần báo giá fitout văn phòng chính xác theo diện tích & nhu cầu thực tế? ATZ LUXURY miễn phí 100% khảo sát – tư vấn – layout ban đầu. 👉 Liên hệ ngay để nhận báo giá trong 15 phút.

Xem thêm:

Báo giá thiết kế thi công nội thất văn phòng trọn gói theo m2

15+ Phong cách thiết kế nội thất văn phòng phổ biến hiện nay

Top 15+ đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín nhất hiện nay

10 Xu hướng thiết kế văn phòng định hình không gian làm việc

[Hướng dẫn] Cải tạo văn phòng toàn tập từ A – Z cho doanh nghiệp