Văn phòng đóng là xu hướng của nhiều doanh nghiệp trong nước và nước ngoài thực hiện từ nhiều năm nay. Vậy văn phòng đóng là gì? có những đặc điểm, ưu và nhược điểm gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Nội Dung Bài Viết
Tổng quan về mô hình văn phòng đóng
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang sử dụng thành công mô hình văn phòng đóng. Bởi những ưu điểm nổi bật khi thiết kế các phòng ban riêng biệt, tách rời nhau bởi những bức tường, vách ngăn thạch cao cho không gian kín đáo, bảo mật thông tin tuyệt đối cao. Không gian yên tĩnh giúp các nhân viên làm việc theo từng chuyên môn khác nhau tập trung cao độ không ảnh hưởng bởi tiếng ồn, phiền nhiễu từ bên ngoài.
Định nghĩa văn phòng đóng là gì?
Khái niệm văn phòng đóng ở Việt Nam
Theo ATZ LUXURY: Văn phòng đóng được hiểu là mô hình văn phòng truyền thống được bố trí kín, gồm nhiều phòng làm việc cho từng chuyên môn, bộ phận khác nhau. Các phòng làm việc sẽ được bố trí riêng biệt, tách rời nhau, hoặc ngăn cách nhau bằng vách ngăn thạch cao, bức tường gạch, cửa đóng kín.
Mô hình văn phòng đóng khá phù hợp với bộ máy công ty lớn hoặc tính bí mật trong nghề nghiệp
Khái niệm văn phòng trên thế giới
Theo yourhana.com: “Closed offices place a much larger emphasis on privacy via partitioned individual workspaces. These can take the form of cubicles, private offices and clustered team workspaces. Closed office layouts often strategically combine cordoned off space, private offices, cloistered lounge areas and private phone rooms to provide workers with private space that minimizes noise and distractions”.
Tạm dịch: Các văn phòng đóng có thiết kế chú trọng nhiều hơn đến sự riêng tư của các nhân viên trong công ty thông qua các không gian làm việc được chia thành các phòng. Bao gồm các phòng làm việc nhỏ, văn phòng riêng và không gian làm việc nhóm tập trung. Văn phòng khép kín thường được bố trí một cách chiến lược kết hợp không gian kín đáo, văn phòng riêng, khu vực tiếp khách kín đáo và phòng điện thoại riêng để cung cấp cho nhân viên không gian riêng tư, giảm thiểu tiếng ồn và sự phiền nhiễu.
Theo hosbeg.com: “A closed office is a type of office system whereby different rooms are given to various divisions of a department in an organization such that each staff has his or her own office. It is the opposite of the open plan office. The closed office can also be called a partitioned or private office”.
Tạm dịch: Văn phòng khép kín là một loại hệ thống văn phòng theo đó các phòng khác nhau được cấp cho các bộ phận khác nhau của một bộ phận trong một tổ chức sao cho mỗi nhân viên có văn phòng riêng của mình. Nó đối lập với văn phòng kế hoạch mở. Văn phòng đóng cũng có thể được gọi là văn phòng có vách ngăn hoặc văn phòng riêng.
Lịch sử ra đời và mục đích của văn phòng đóng
Lịch sử ra đời
Văn phòng đóng đã có từ rất lâu, khoảng giữa thế kỷ XX khi nhiều nhà thiết kế văn phòng cho thấy làm việc tập trung không phát huy được hết năng lực, hiệu suất trong công việc bởi tiếng ồn, phiền nhiễu từ bên ngoài.
Nhà thiết kế đầy ưu tú Robert Propst hình dung ra một thiết kế trong đó người lao động sẽ không phải chịu sự giám sát thường xuyên của sếp và đồng nghiệp – nơi họ có thể có những bề mặt khác nhau để làm việc, thay vì chỉ là một chiếc bàn phẳng. Thiết kế ban đầu của ông bao gồm một số không gian làm việc khác nhau, từ bàn ngồi đến khu vực đứng cho đến hồ sơ treo tường. Với thiết kế của ông, nhân viên sẽ có quyền tự do hoàn thành công việc của họ theo nhiều cách.
Mục đích của mô hình văn phòng đóng
Doanh nghiệp xây dựng mô hình văn phòng với nhiều mục đích khác nhau như:
- Tạo không gian thoải mái cho nhân viên làm việc khi không có sếp ngồi cùng, không có cảm giác bị giám sát.
- Mỗi bộ phận, chuyên môn khác nhau có phòng làm việc riêng biệt giúp doanh nghiệp sử dụng tối ưu nguồn lực con người khi các nhân viên có thể tập trung cao độ, không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, phiền nhiễu xung quanh.
- Bảo mật thông tin tối đa cho các hạng mục của doanh nghiệp, tạo không gian riêng tư cho nhân viên.
Đặc điểm của mô hình văn phòng đóng
Đặc điểm của văn phòng đóng là mỗi bộ phận, phòng ban, cá nhân có chuyên môn, phụ trách công việc khác nhau sẽ có một phòng làm việc riêng biệt, hay ngăn cách bằng những vách ngăn bức tường (Thạch cao, gạch,..)
Văn phòng đóng tạo không gian riêng tư, an toàn, thoải mái, giúp nhân viên làm việc tập trung không bị ảnh hưởng bởi tác động âm thanh bên ngoài, loại bỏ cảm giác bị giám sát khi làm việc. Từ đó nâng cao khả năng sáng tạo, tăng cao năng suất làm việc.
Ưu nhược điểm của văn phòng đóng
Văn phòng đóng được sử dụng rất thành công trong ở các doanh nghiệp lớn nhiều phòng ban, phòng nghiên cứu cần sự riêng tư,… Tuy nhiên văn phòng đóng vẫn có ưu và nhược điểm riêng ảnh hưởng đến doanh nghiệp và nhân viên. Hãy cùng tìm hiểu ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đóng nhé.
Ưu điểm của mô hình văn phòng đóng
- Đối với công ty
Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên: khi có phòng riêng các nhân viên xử lý công việc nhanh hơn bởi có thể tập trung cao độ, không bị phân tán bởi tiếng ồn, phiền nhiễu bởi xung quanh
Đảm bảo độc lập giữa từng bộ phận, phân chia các phòng ban rõ ràng giúp bạn quản lý nhân viên theo từng phòng tốt hơn
- Đối với nhân viên
Các phòng ban, cá nhân được chia phòng theo công việc, ngành nghề giúp nhân viên có không gian riêng tư, tập trung trong công việc hơn. Bảo mật thông tin trong công việc cũng tốt hơn.
Không gian có ít người sử dụng đảm bảo sức khỏe nhân viên không bị lây nhiễm các bệnh qua đường không khí
Nhược điểm của mô hình văn phòng đóng
- Đối với công ty
Chi phí cao: Việc thiết kế, xây dựng tốn kém vì cần có nhiều vách ngăn, bức tường để chia không gian thành các phòng nhỏ theo chuyên môn khác nhau. Mỗi phòng ban, chuyên môn cần đầy thiết bị văn phòng như: máy in, điều hòa,… đẩy chi phí mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng nội thất văn phòng lên cao.
Không tối đa diện tích mặt bằng khi chia nhiều phòng nhỏ: Các góc tối không được tận dụng triệt để, tốn kém diện tích.
Khả năng nâng cấp, tái cấu trúc lại rất khó và tốn nhiều chi phí thiết kế, xây dựng lại..
Việc di chuyển từ bộ này sang bộ phận khác mất nhiều thời gian, hạn chế lưu thông công việc hoàn thiện.
- Đối với nhân viên
Văn phòng đóng có các phòng được chia riêng rẽ, ngăn cách nhau làm hạn chế tương tác giữa nhân viên ở các phòng ban khác nhau. Giảm hiệu quả làm việc nhóm. Mất nhiều thời gian để di chuyển từ phòng này sang phòng khi cần trao đổi thông tin.
Doanh nghiệp công ty nào phù hợp với văn phòng đóng
Mô hình văn phòng đóng đã có từ lâu trên thế giới và Việt Nam, với những ưu và nhược điểm trên thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng thiết kế này được. Để bảo bảo công việc được thuận lợi, các doanh nghiệp sau có thể sử dụng mô hình văn phòng đóng:
- Doanh nghiệp có quy mô lớn, tài chính chắc chắn: Nguồn vốn lớn giúp bạn thiết kế xây dựng được mô hình văn phòng đóng. Quy mô công ty lớn, các phòng ban cần làm việc đúng chuyên môn, tách biệt rõ ràng sẽ phát triển tối ưu nguồn lực.
- Doanh nghiệp đặc thù: Ngân hàng, kế toán, kiểm toán cần bảo mật thông tin chặt chẽ, chăm sóc khách hàng, nghiên cứu cần không gian riêng tư, yên tĩnh,…
Xem thêm: So sánh 16 sắc thái giữa văn phòng đóng và văn phòng mở
Một số mẫu thiết kế văn phòng đóng đẹp tại ATZ LUXURY
Mọi doanh nghiệp đều cần biết rằng: Doanh nghiệp có thể phát triển mạnh mẽ hay không là dựa vào mỗi thành viên trong công ty rất nhiều. Chính vì vậy, cần thiết kế một văn phòng thoải mái, thoáng mát cho nhân viên làm việc hiệu quả, tràn đầy năng lượng, vui vẻ mỗi ngày. Hãy tham khảo những mẫu thiết kế văn phòng đóng hiện đại, đẹp nhất mà ATZ Luxury làm hài lòng khách hàng ở dưới đây nhé
Mẫu 1: Mẫu thiết kế nội thất văn phòng 2000m2 công ty CNC tại Hải Dương
Phòng lễ tân được thiết kế hiện đại, sang trọng
Mẫu 1 có thiên hướng sống xanh, thân thiện với thiên nhiên nên được thiết kế hài hòa giữa quầy lễ tân, bàn tiếp khách, tiểu cảnh đá và cây xanh. Bàn lễ tân lớn cùng thương hiệu nổi bật dưới ánh đèn led trên tông màu xanh tươi mát của cây thu hút mọi ánh nhìn của khách hàng. Thể hiện sự làm việc chuyên nghiệp, uy tín của công ty.
Không gian thoáng mát, hiện đại, sang trọng
Sự kết hợp giữa màu ghi xám cũng hệ thống đèn led làm nổi bật các tiểu cảnh nhỏ. Cây xanh lọc không khí giúp văn phòng lúc nào cũng thông thoáng, mát mẻ.
Phòng giám đốc lịch sự, sang trọng
Thiết kế phòng giám đốc tách rời, riêng biệt với phòng lễ tân đảm bảo sự riêng tư, bảo mật thông tin bên trong. Phòng có các tủ tài liệu âm rất ngăn nắp, gọn gàng khiến không gian như mở rộng. Việc kết hợp hài hòa giữa màu sắc từ tủ âm, bàn làm việc, sofa dưới kết hợp ánh sáng tự nhiên bằng rèm 2 lớp và hệ thống chiếu sáng nhân tạo rất sang trọng thể hiện sự cao cấp, đẳng cấp riêng của doanh nghiệp. Trong phòng được bố trí các cây xanh trong không gian trống vừa lọc không khí, vừa đem lại cảm giác thân thiện với môi trường.
Logo sau bàn làm việc nổi bật trên đá cẩm thạch sang trọng
Mẫu 2: Thiết kế nội thất văn phòng công ty đường sắt Hà Hải
Phòng khách rộng rãi, thoáng mát
Phòng khách có không gian khá rộng rãi có thể đặt một bộ sofa lớn ở giữa, bên sườn có tủ tài liệu với ngăn kính để các sản phẩm lưu niệm trưng bày rất gọn gàng, ngăn nắp. Sau bộ sofa có bức tranh mã đáo thành công với ý nghĩa thuận lợi, thăng tiến. Sự kết hợp đơn giản giữa sắc trắng của tường và màu bàn làm việc, sofa nhã nhặn dưới hệ thống đèn chiếu sáng âm trần cho không gian thoải mái, dễ chịu khi xử lý, giải quyết công việc. Trong phòng có bày cây xanh cho không gian tràn đầy sức sống mát không trống trải.
Tranh treo tường vừa ý nghĩa vừa tạo điểm nhấn cho văn phòng
Phòng văn thư được thiết kế các tủ kệ nhiều ngăn có thể đựng, phân chia nhiều loại tài liệu khác nhau gọn gàng, ngăn nắp. Bố trí bàn làm việc đối xứng để các nhân viên trong phòng có thể trao đổi trực tiếp với nhau. Sự kết hợp hoàn hảo giữa ánh sáng nhân tạo và tường trắng làm nổi bật màu nâu của bàn ghế, tủ kế đơn giản nhưng hiện đại, thuận tiện khi sử dụng.
Phòng văn thư có thiết kế đơn giản, hiện đại
Không gian phòng họp được thiết kế ấn tượng khi kết hợp ánh sáng tự nhiên, nhân tạo và bàn họp rộng rãi chứa được nhiều người tham gia. Phía sau ghế của nhân viên cấp cao là tên thương hiệu nổi bật, đối diện là máy chiếu lớn giúp mọi người nhìn rõ ràng các ý tưởng khi được trình bày trong cuộc họp. Hai bên tường đều có tranh ảnh bác hồ, ngành nghề, tủ âm tường đựng các đồ vật lưu niệm cho căn phòng thêm gần gũi, xóa bỏ cảm giác căng thẳng khi vào họp.
Phòng họp lớn rộng rãi, có sức chứa nhiều người
Mẫu 3: Thiết kế nội thất văn phòng Honeywell
Quầy lễ tân có thiết kế ghế ngồi chờ cho khách rất thoải mái
Thiết kế quầy lễ tân có màu sắc trắng nổi bật thương hiệu, thu hút sự chú ý của khách hàng kèm theo bàn ghế nhỏ xung quanh cho khách hàng, đối tác ngồi trong thời gian chờ đợi
Phòng làm việc có không gian riêng, đảm bảo tính riêng tư. Bố trí các bàn đối xứng gần nhau giúp nhân viên tương tác, trao đổi với nhau thuận tiện hơn. Sử dụng gam màu trắng đơn giản, cùng cây xanh giúp không gian làm việc lúc nào cũng tràn đầy năng lượng.
Trên đây là những thông tin về khái niệm, đặc điểm cũng như những lợi ích và hạn chế của văn phòng đóng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế văn phòng thì hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé.
Xem thêm:
- Văn phòng hỗn hợp là gì? Khái niệm, đặc điểm và ưu nhược điểm
- Văn phòng mở là gì? Khái niệm, nguồn gốc và ưu nhược điểm
Thảo Phương – thietkenoithatatz.com
