Văn phòng đóng và văn phòng mở là hai không gian văn phòng được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hiện nay. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về ưu và nhược điểm riêng 2 mô hình này. Hãy cùng ATZ LUXURY tìm hiểu về 2 loại không gian văn phòng này ở bài viết dưới đây nhé.
Nội Dung Bài Viết
Phân biệt hai mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở
Văn phòng đóng và văn phòng mở đều có ưu điểm chung là được thiết kế làm sao cho nhân viên có không gian làm việc thoải mái, thuận tiện nhất. Giúp các công việc được hoàn thành một cách tối ưu.
Các văn phòng đều có trên thế giới lâu năm, nhiều doanh nghiệp đã chứng minh khi sử dụng 2 văn phòng phổ biến này rất thành công. Tuy nhiên, để công ty có hiệu quả thực sự thì hãy cùng tìm ra những ưu và nhược điểm riêng biệt của 2 mô hình này.
So sánh về khái niệm và đặc điểm của mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở
| Danh mục | Văn phòng đóng | Văn phòng mở |
| 1. Khái niệm | Là loại văn phòng truyền thống với không gian kín, các phòng làm việc sẽ được bố trí riêng biệt, tách rời nhau, hoặc ngăn cách nhau bằng vách ngăn, bức tường | Là loại hình văn phòng sử dụng cùng một không gian chung. Giảm tối đa các không gian riêng các bức tường và vách ngăn |
| 2. Đặc điểm | -Mỗi bộ phận, phòng ban, cá nhân sẽ có một phòng làm việc riêng, hay không gian tách biệt bằng những vách ngăn bức tường (Thạch cao, gạch,..) – Mang đến không gian riêng tư, an toàn, thoải mái, giúp nhân viên làm việc tập trung không bị ảnh hưởng bởi tác động âm thanh bên ngoài – Không gian thoải mái, tự nhiên, loại bỏ cảm giác bị giám sát khi làm việc – Nâng cao khả năng sáng tạo, tăng cao năng suất làm việc | – Các bộ phận, cá nhân làm việc cùng với nhau trong 1 phòng, không gian chung không có vách ngăn, tường ngăn cách. Các bàn làm việc được bố trí ngồi cạnh nhau – Các bàn làm việc được sử dụng những tấm chắn kính trong suốt hoặc panel nhựa để ngăn cách bàn làm việc tạo không gian riêng tư cho nhân viên – Khu vực làm việc chung rộng rãi thoáng đãng tiện dụng trong công việc – Tăng tương tác giữa các nhân viên với nhau, phát huy tối đa hiệu quả làm việc nhóm, đề cao tính sáng tạo, |
Sự khác nhau khi sử dụng văn phòng đóng và văn phòng mở đối với doanh nghiệp
| Tiêu chí | Văn phòng đóng | Văn phòng mở |
| 3. Chi phí xây dựng | – Chi phí cao: Khi xây dựng văn phòng đóng cần tính toán kỹ lưỡng các phòng ban được sử dụng để thiết kế chia phòng bằng vách ngăn, tường gạch, cửa ra vào | Chi phí thấp hơn: Thiết kế văn phòng mở cần tính diện tích trên số lượng người làm việc để sắp xếp bàn ghế cho phù hợp, các bàn ngăn với nhau bằng vách nhựa, kính trong suất mà không có tường gạch, vách ngăn thạch cao nên chi phí giảm đáng kể |
| 4. Chi phí nội thất, thiết bị | Các phòng riêng biệt nên doanh nghiệp cần đầu tư các trang thiết bị cần thiết như điều hòa, máy in, bàn làm việc,… nên chi phí sẽ khá cao | Không gian làm việc chung nên máy in, điều hòa có thể dùng chung tiết kiệm chi phí, tuy nhiên cần đầu tư thêm về thiết bị thông gió, thông khí, ánh sáng |
| 5. Chi phí bảo trì, bảo dưỡng | Số lượng đồ dùng, vật dụng văn phòng cao nên chi phí sửa chữa, bảo trì cao | Số lượng đồ dùng văn phòng ít hơn nên chi phí bỏ ra thấp hơn |
| 6. Khả năng nâng cấp, mở rộng | Rất khó để thiết kế thêm phòng ban hay chỗ ngồi, vì cần có phòng riêng ngăn bằng tường gạch, vách ngăn | Văn phòng mở rộng rãi, ít vách ngăn nếu muốn thay đổi cấu trúc, thì việc di chuyển sắp xếp khá dễ dàng |
| 7. Sử dụng không gian | Các phòng ban, chức danh khác nhau có phòng làm việc riêng nên khi họp cần thông báo, chuẩn bị phòng họp riêng | Không gian chung cho tất cả các phòng ban, nhân viên khi có việc cần có thể linh hoạt tập trung tại bàn trưởng nhóm họp luôn |
| 8. Khả năng tối ưu sử dụng diện tích mặt bằng | Nhiều phòng ban nên diện tích cần rộng rãi để chia, ngăn cách phòng ban, nhiều góc tối, khuất không được sử dụng triệt để | Các phòng ban, cá nhân sử dụng không gian chung nên mọi không gian được sử dụng tối ưu |
| 9. Không gian thông thoáng | Các phòng ban riêng rẽ, đóng kín khiển không khí, ánh sáng lưu thông kém, bí bách | Phòng rộng rãi, ánh sáng không khí lưu thông cho không gian làm việc thoải mái |
| 10. Quản lý nhân viên | Các chức danh khác nhau được chia phòng riêng biệt khiến việc kiểm soát, quản lý khó khăn | Tất các các phòng ban trong cùng một phòng, giúp giám sát nhân viên làm việc hiệu quả hơn |
Sự khác nhau khi sử dụng văn phòng đóng và văn phòng mở đối với nhân viên
| Tiêu chí | Văn phòng đóng | Văn phòng mở |
| 11. Tương tác giữa các nhân viên | Các phòng ban ngăn cách nhau nên giảm sự tương tác giữa các nhân viên trong công ty | Làm việc chung trong một không gian, tăng khả năng tương tác giữa các nhân viên |
| 12. Hoạt động nhóm | Mặc dù hoạt động nhóm khó khăn khi phải sắp xếp phòng họp. Nhưng mọi người có thể tập trung, tranh luận đưa ra ý kiến không bị phiền nhiều bởi tác động bên ngoài | Hoạt động nhóm dễ dàng khi có thể tập trung bất kỳ lúc nào. Nhưng giảm sự tập trung khi có tiếng ồn ở xung quanh |
| 13. Sức khỏe | Số lượng người trong một không gian ít, giảm sự lây nhiễm các bệnh qua đường không khí | Không gian văn phòng mở có nhiều ánh sáng, không khí tự nhiên nhưng đông người tập trung, dễ lây nhiễm các bệnh qua đường không khí |
| 14. Tiếng ồn | Các phòng riêng lẻ giúp nhân viên tập trung | Không gian trung, nên một bộ phần họp nhóm, tranh luận sẽ gây ra tiếng ồn |
| 15. Tính bảo mật, riêng tư | Không gian riêng nên các thông tin, cuộc họp, điện thoại được bảo mật tối đa | Không gian chung nên các cuộc gọi điện, màn hình máy tính dễ bị quan sát, để ý hơn, không có không gian riêng tư |
| 16. Thời gian di chuyển | Khi cần tương tác giữa các phòng ban, bạn cần di chuyển để trao đổi | Việc di chuyển từ bộ phận này sang bộ phần khác không mất nhiều thời gian khi dùng chung 1 phòng |
Giải pháp thiết kế kết hợp 2 mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở
Như so sánh ở trên, chúng ta có thể thấy được những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt của mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở. Tuy theo cấu trúc đặc thù của từng loại hình công việc mà doanh nghiệp có thể chọn lựa văn phòng đóng hay văn phòng mở để phát huy tối ưu các nguồn lực về tài nguyên và con người.
Doanh nghiệp nào nên chọn văn phòng đóng hay văn phòng mở
- Đối với văn phòng đóng: Các doanh nghiệp cần sự tập trung cao, bảo mật thông tin cao. Điển hình nhất là những cơ quan nhà nước, các phòng ban làm việc riêng biệt, cần bảo mật thông tin cao. Hay doanh nghiệp lớn có tài chính ổn định, ở các bộ phận bảo mật và cần sự tập trung như kế toán, Hr, telesales,…
- Đối với văn phòng mở: Cần sự tương tác, trao đổi, học hỏi, tư vấn lẫn nhau giữa các phòng ban, cá nhân trong công ty. Các công ty startup, công ty về lĩnh vực công nghệ hay agency, các lĩnh vực khá năng động như kinh doanh, marketing,… cần sự tương tác nhiều giữa các phòng ban, không cần bảo mật chặt chẽ thông tin.
Giải pháp lựa chọn văn phòng bố trí hỗn hợp đóng và mở
Việc lựa chọn không gian hỗn hợp giữa đóng và mở cho doanh nghiệp cần chú trọng đến cách làm việc của từng phòng ban, thông tin xử lý, tương tác giữa các cá nhân để xây dựng thêm vách ngăn cho hợp lý.
Có thể sử dụng vách ngăn kính trong suốt là lựa chọn tối ưu để tạo không gian thoải mái, rộng rãi, không làm giảm tương tác giữa các nhân viên trong công ty. Các phòng họp nhóm, tiếp khách có thể sử dụng thêm vách ngăn thạch cao tạo sự riêng tư, thể hiện cách làm việc chuyên nghiệp giữa các phòng ban trong công ty.
Văn phòng đóng trong không gian mở sẽ làm tăng tương tác giữa các nhân viên trong khi vẫn đảm bảo được không gian kín đáo, bảo mật thông tin giữa các phòng.
Trên đây là những so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở. Hy vọng qua bài viết này các chủ doanh nghiệp lựa chọn được mô hình phù hợp. Để doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa tạo cho nhân viên có không gian làm việc thoải mái, đảm bảo hiệu quả trong công việc, bạn có thể liên hệ với ATZ LUXURY để có thiết kế hoàn hảo nhất.
Xem thêm: Văn phòng hỗn hợp là gì? Khái niệm, đặc điểm và ưu nhược điểm
Thảo Phương – thietkenoithatatz.com
