Làm thế nào để giám sát quá trình cải tạo văn phòng?

Cải tạo văn phòng là công việc phức tạp, cần phải tuân thủ theo một quy trình tiêu chuẩn nhằm tạo ra môi trường làm việc chất lượng, hiện đại và hiệu quả cho đội ngũ nhân viên. Từ đó góp phần gia tăng năng suất, bộ nhận diện thương hiệu và mang lại diện mạo hoàn toàn mới mẻ cho công ty. Trong đó, khâu giám sát quá trình cải tạo văn phòng cực kỳ quan trọng và cần thiết.

Nếu bạn cũng đang quan tâm đến vấn đề này hoặc chưa nắm vững quá trình giám sát cải tạo văn phòng đạt tiêu chuẩn như thế nào thì hãy cùng ATZ LUXURY tìm hiểu một số thông tin quan trọng trong bài viết này nhé.

Có thể bạn quan tâm: Cải tạo sửa chữa văn phòng làm việc tối ưu thời gian và chi phí

Lập kế hoạch giám sát cải tạo văn phòng chi tiết

Trước khi bắt tay vào quá trình cải tạo văn phòng thì các doanh nghiệp lên lập kế hoạch giám sát dự án chi tiết và rõ ràng. Điều này sẽ bao gồm những công việc như: Xác định rõ mục tiêu của quá trình cải tạo văn phòng làm việc, đặt ra những chỉ tiêu đo lường tiến độ thi công thiết kế kèm lịch trình chi tiết để có thể giám sát hiệu quả.

Thống nhất với nhà thầu cải tạo

Sau khi bạn có được bản kế hoạch giám sát rõ ràng, chi tiết và cụ thể nên thống nhất với nhà thầu cải tạo văn phòng nhằm đảm bảo tiến độ thi công. Hơn nữa, giúp đơn vị cải tạo văn phòng hiểu rõ mục tiêu của bạn đồng thời là thước đo để đo lường tiến độ thi công nhằm bàn giao dự án đúng thời hạn. Điều này sẽ giúp cho quá trình vận hành và hoạt động của công ty trơn tru, hiệu quả nhất.

Đảm bảo tiến độ cải tạo văn phòng được giám sát chặt chẽ

Nên đảm bảo tiến độ cải tạo văn phòng trên từng hạng mục cải tạo cụ thể được giám sát chặt chẽ nhằm đảm bảo quá trình thực hiện theo đúng tiến độ mà bạn mong muốn. Công việc này sẽ bao gồm việc sử dụng các công cụ quản lý dự án cải tạo văn phòng để giám sát, theo dõi tiến độ thi công thiết kế văn phòng cũng như thông báo sớm về bất kỳ trễ hạn nào.

Giám sát chất lượng công việc

Bên cạnh việc đảm bảo tiến độ cải tạo văn phòng được giám sát chặt chẽ thì bạn cũng nên giám sát chất lượng công việc được thực hiện. Nó bao gồm việc kiểm tra các phần công việc đã hoàn thành có đáp ứng yêu cầu của bạn, chất lượng, độ bền, sự tiện dụng và giá trị thẩm mỹ mong đợi hay không. Để đưa ra những phương án điều chỉnh sao cho hợp lý và kịp thời.

Quản lý ngân sách cải tạo văn phòng

Khâu quản lý ngân sách tài chính và cân đối nguồn tiền trong quá trình giám sát cải tạo văn phòng cũng cực kỳ cần thiết. Bạn nên đảm bảo rằng ngân sách đầu tư của mình được kiểm soát, quản lý chặt chẽ và chi tiêu hợp lý nhằm hạn chế tối đa tình trạng phát sinh thêm những khoản chi phí cần đầu tư vượt quá dự kiến cho phép.

Tham khảo ngay: Giá cải tạo văn phòng là bao nhiêu? gồm những chí phí nào?

Tương tác với nhà thầu

Các chủ đầu tư nên tương tác với nhà thầu khi thực hiện dự án. Đây chính là chìa khóa đảm bảo dự án của bạn diễn ra đúng kế hoạch và giúp cho nhà thầu nắm bắt được mục đích, tâm tư và nguyện vọng của bạn muốn đạt được trong quá trình cải tại văn phòng.

Hãy thường xuyên tương tác với nhà thầu bằng cách thảo luận bất cứ vấn đề liên quan đến việc cải tạo văn phòng để tìm ra hướng giải quyết tối ưu. Điều này còn giúp ngăn ngừa bất cứ sự hiểu lầm hoặc sự chậm chễ nào trong quá trình cải tạo văn phòng.

Ghi chú lại các đầu mục liên quan

Nên cân nhắc đến việc ghi chú lại mọi thứ liên quan đến dự án, bao gồm cả hợp đồng, phạm vi công việc cải tạo văn phòng, sự thay đổi hay bất kỳ thông tin liên lạc nào giữa doanh nghiệp và nhà thầu. Những tài liệu quan trọng này có thể làm bằng chứng đối chấp nếu trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn hoặc có những vấn đề phát sinh không hợp lý trong quá trình cải tạo dự án.

Kiểm tra định kỳ

Việc kiểm tra dự án thường xuyên và định kỳ sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp đảm bảo dự án cải tạo văn phòng đang đi đúng hướng, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.

Bạn hãy lên lịch kiểm tra định kỳ cụ thể với nhà thầu để đảm bảo tiến độ thi công thiết kế và chất lượng công việc hoàn thành. Dựa vào đó để xác định sớm việc phát sinh vấn đề, ngăn chặn sự chậm trễ hoặc bổ sung thêm một số khoản phát sinh ngoài ý muốn kịp thời.

Xem thêm: Tổng hợp 7 lợi ích cải tạo văn phòng đẹp, thu hút khách hàng

Quy định an toàn

An toàn lao động cũng là vấn đề cực kỳ quan trọng và các chủ đầu tư nên đặc biệt lưu tâm trong quá trình cải tạo dự án. Hãy đảm bảo rằng nhà thầu tuân thủ một số tiêu chuẩn, quy định về an toàn lao động để không xảy ra tai nạn thương tích cho công nhân. Bằng cách sử dụng các thiết bị an toàn, xử lý vật liệu phế thải đúng cách và tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc, quy định xây dựng văn phòng tại địa phương.

Chuẩn bị cho những thay đổi bất ngờ

Khi thực hiện công việc giám sát quá trình cải tạo văn phòng thì bạn cũng nên chuẩn bị cho những thay đổi bất ngờ để tìm ra hướng giải quyết hợp lý. Kể cả khi bạn có một bản kế hoạch giám sát chi tiết và thực hiện tốt. Bằng cách có sẵn kế hoạch dự phòng và ngân sách bổ sung khi cần thiết. Từ đó, góp phần hạn chế sự chậm trễ về tiến độ thi công và có đủ tài chính kinh doanh để bổ sung vào những thay đổi bất ngờ đó.

Báo cáo tiến độ định kỳ

Nên báo cáo tiến độ cải tạo văn phòng thường xuyên và định kỳ nhằm thông báo kịp thời cho các bên liên quan để đảm bảo dự án đang được thực hiện theo đúng tiến độ. Bằng các cung cấp tiến độ định kỳ và cụ thể tiến độ cho bên quản lý dự án, các bên liên quan và những thành viên trong nhóm để có thể cập nhật trạng thái dự án hoàn thành tốt nhất. Điều này sẽ giúp chủ đầu tư xác định sớm bất cứ vấn đề phát sinh hoặc mối quan tâm nào để tìm ra hướng giải quyết kịp thời.

Giao tiếp hiệu quả với nhân viên

Nên giao tiếp hiệu quả với nhân viên để thông báo cho họ về tiến độ cải tạo văn phòng của dự án cũng như bất cứ thay đổi hay vấn đề nào cần được thay đổi. Từ đó, góp phần giảm thiểu sự gián đoạn của công việc và đảm bảo nhân viên được cung cấp đầy đủ thông tin về dự án để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.

Quản lý kỳ vọng

Quản lý kỳ vọng cũng là vấn đề rất quan trọng và cần thiết trong quá trình giám sát cải tạo văn phòng. Hãy đảm bảo dự án của bạn được cải tạo đúng hướng và đáp ứng mọi mong muốn của doanh nghiệp về thời gian, phạm vi công việc, ngân sách tài chính. Do đó, bạn nên truyền đạt mọi sự thay đổi hay những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn nhanh chóng, minh bạch, kịp thời để tránh sự hiểu lầm giữa doanh nghiệp và nhà thầu nhé.

Đánh giá chất lượng sau cải tạo văn phòng

Sau khi dự án cải tạo văn phòng làm việc của công ty được hoàn tất thì nhà thầu nên đánh giá lại chất lượng, xác định bất kỳ bài học kinh doanh quý giá nào để khắc phục hiệu quả. Điều này sẽ đảm bảo các dự án cải tạo trong tương lai được cải thiện, thành công hơn.

Xem ngay: Làm thế nào để bố trí văn phòng hiệu quả sau khi cải tạo?

Kết luận

Như vậy, giám sát quá trình cải tạo văn phòng là công việc cực kỳ quan trọng và cần thiết để đáp ứng hiệu quả các mục tiêu đề ra. Bằng cách thực hiện theo các bước tiêu chuẩn ở trên là bạn có được dự án cải tạo văn phòng thành công trong phạm vi ngân sách, khung thời gian quy định. Đồng thời không làm ảnh hưởng đến tiến độ và quá trình vận hành của công ty.

Các câu hỏi thường gặp

1/ Tại sao giám sát quá trình cải tạo văn phòng lại quan trọng?

Giám sát quá trình cải tạo văn phòng là vấn đề rất quan trọng để đảm bảo rằng nó đáp ứng được mục tiêu, mục đích mà doanh nghiệp đề ra với khoản ngân sách, khung thời gian cụ thể. Đồng thời giảm thiểu sự gián đoạn về tiến độ thi công, thời gian vận hành và hoạt động của công ty. Đây chính là những lý do bạn nên giám sát quá trình cải tạo dự án văn phòng.

2/ Các bước cần thiết trong việc giám sát một dự án cải tạo văn phòng là gì?

Các bước cần thiết trong việc giám sát một dự án cải tạo văn phòng gồm lập kế hoạch giám sát, điều phối nhà thầu, đảm bảo tiến độ, giám sát chất lượng công trình, quản lý ngân sách, tương tác với nhà thầu, ghi chép lại mọi thứ, báo cáo tiến độ định kỳ, giao tiếp hiệu quả với nhân viên, quản lý kỳ vọng và tuân thủ một số quy định về an toàn lao động cũng như chuẩn bị cho những thay đổi bất ngờ.

Thảo Phương – thietkenoithatatz.com