Việc sở hữu một kế hoạch cải tạo văn phòng thông minh, chi tiết, cụ thể, hiệu quả sẽ đảm bảo quá trình thực hiện dự án diễn ra theo đúng tiến độ, tối ưu chi phí đầu tư và hạn chế một số rủi ro ngoài ý muốn như sự chậm trễ, thất thoát vật liệu xây dựng, ngân sách.
Bài chia sẻ này, ATZ LUXURY sẽ cung cấp một số thông tin hữu ích để giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch cải tạo văn phòng chi tiết, rõ ràng và hiệu quả khi có dự định sửa chữa, nâng cấp, mở rộng hay làm mới không gian làm việc. Bạn hãy tìm hiểu ngay nhé.
Nội Dung Bài Viết
Giới thiệu cách lên kế hoạch cải tạo văn phòng
Cải tạo văn phòng là khía cạnh cực kỳ thiết yếu, quan trọng để tạo ra không gian làm việc hiện đại, tiện nghi, đáp ứng chiến lược kinh doanh trong tương lai, nâng cao bộ nhận diện thương hiệu và đảm bảo quá trình vận hành của công ty.
Trong môi trường kinh doanh có tính cạnh tranh cao như hiện nay thì việc duy trì một không gian làm việc đáp ứng nhu cầu, mong muốn của nhân viên và mang lại sự hài lòng tuyệt đối với khách hàng cực kỳ quan trọng. Muốn doanh nghiệp của bạn có thể cạnh tranh được với các đối thủ trong lân cận thì bạn cần phải có bản kế hoạch cải tạo văn phòng tốt nhất nhằm thúc đẩy năng suất, cải thiện tinh thần và nâng cao hình ảnh thương hiệu cho công ty.
Tham khảo: Tổng hợp 7 lợi ích cải tạo văn phòng đẹp, thu hút khách hàng
Tuy nhiên, trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch cải tạo văn phòng thông minh, chuyên nghiệp và hiệu quả thì bạn nên xem xét đến các yếu tố như thời gian hoàn thành dự án, ngân sách, ý tưởng thiết kế và đồng hành cùng nhà thầu uy tín. Trong bài chia sẻ này, ATZ sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến các yếu tố này để bạn có thể cải tạo văn phòng thành công nhất.
Lập kế hoạch cải tạo văn phòng thông minh và hiệu quả
Muốn có được bản kế hoạch cải tạo văn phòng thông minh, chi tiết và hiệu quả thì bạn nên xác định rõ công cuộc đổi mới, đánh giá hiện trạng của công ty, lựa chọn nhà thầu phù hợp và quản lý quá trình cả tại văn phòng hiệu quả. Cụ thể như:
Xem ngay: 7 ý tưởng cải tạo văn phòng sáng tạo cho không gian làm việc
Xác định mục tiêu của công cuộc đổi mới
Trước tiên, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu của công cuộc đổi mới văn phòng nhằm đáp ứng hiệu quả các chiến lược đổi mới, nâng cấp trong tương lai. Bằng cách xác định rõ mục đích cải tạo, đặt mục tiêu cụ thể và điều chỉnh mục tiêu cải tạo dự án sao cho phù hợp với chiến lược của công ty.
Xác định mục đích cải tạo văn phòng
Mục đích của việc cải tạo văn phòng cần phải xác định rõ ràng các hạng mục cần cải thiện chức năng, cập nhật diện mạo để mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho đội ngũ nhân viên.
Đặt mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục
Nên thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục cần cải tạo trong dự án. Chẳng hạn như: bạn muốn cải thiện chất lượng ánh sáng, khả năng lưu trữ tài liệu hay muốn tạo ra không gian làm việc hợp tác để tăng năng suất lao động.
Điều chỉnh mục tiêu cải tạo phù hợp chiến lược công ty
Hãy điều chỉnh lại các mục tiêu cần cải tạo văn phòng nhằm phù hợp với chiến lực kinh doanh dài hạn, giá trị văn hóa và sứ mệnh của công ty. Giải pháp tuyệt vời để kiến tạo ra không gian làm việc tươi mới, trẻ trung, chuyên nghiệp góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp.
Đánh giá hiện trạng của văn phòng
Sau khi bạn đã xác định rõ mục tiêu của quá trình cải tạo văn phòng thì nên đánh giá lại hiện trạng vốn có của văn phòng về không gian, khu vực cần đổi mới hay phạm vị cần cải tạo dự án.
Đánh giá hiện trạng không gian văn phòng hiện tại
Việc đánh giá hiện trạng không gian văn phòng hiện đại sẽ bao gồm các vấn đề như: kiểm tra cách bố trí phòng ban, chất lượng ánh sáng, hệ thống thông gió và chức năng sử dụng tổng thể của không gian làm việc.
Xác định rõ khu vực cần đổi mới
Khi bạn xác định rõ các khu vực cần đổi mới, nâng cấp, sửa chữa hay cải tạo sẽ mang lại hiệu quả cao. Thay vì sử dụng các món đồ nội thất lỗi thời, phong cách thiết kế văn phòng không đáp ứng nhu cầu của nhân viên và khách hàng thì bạn nên kiến tạo ra không gian làm việc hiện đại, sáng tạo cũng như đáp ứng được xu hướng phát triển trong tương lai.
Xác định phạm vi cải tạo dự án
Các chủ đầu tư cũng nên xác định lại một số phạm vị cải tạo dự án để cân đối ngân sách tài chính và đưa ra hạn mức về cột mốc thời gian hoàn thành phù hợp. Điều này sẽ giúp công ty của bạn hoạt động ổn định và trơn tru nhất.
Xem thêm: Quy trình cải tạo văn phòng bao gồm những giai đoạn nào?
Tạo một kế hoạch cải tạo văn phòng
Đừng quên lập một bản kế hoạch cải tạo dự án văn phòng chi tiết, rõ ràng và phù hợp với ngân sách của mình. Bằng cách:
Xác định cụ thể các thành phần chính của dự án cải tạo
Hãy xác định cụ thể các thành phần chính về khu vực, tính năng cụ thể trong dự án cần cải tạo. Chẳng như phòng hội nghị, quầy lễ tân, phòng sinh hoạt, văn phòng làm việc,…
Lên lịch trình cải tạo văn phòng chi tiết
Việc lên lịch trình cải tạo văn phòng chi tiết và cụ thể cho từng giai đoạn sẽ giúp chủ doanh nghiệp có thể nắm được tiến độ thi công thiết kế, giám sát chất lượng công trình và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát vật liệu, chi phí đầu tư về một số hạng mục ngoài ý muốn.
Xác định ngân sách và các nguồn lực cần thiết
Bạn cũng nên cân nhắc đến việc xác định rõ ngân sách cần phải đầu tư cho việc mua sắm vật liệu, công lao động và một số khoản chi phí khác. Đồng thời phải xác định các nguồn lực cần thiết phục vụ quá trình hoàn thành dự án như nhà thầu, đơn vị thiết kế và công ty cung cấp hệ thống trang thiết bị cần thiết.
Tham khảo: Top 10 Công Ty Cải Tạo Văn Phòng Uy Tín và Chuyên Nghiệp Nhất
Lựa chọn nhà thầu và nhà cung cấp phù hợp
Các doanh nghiệp nên lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp nội thất văn phòng phù hợp và đáng tin cậy nhất hiện nay. Bằng cách nghiên cứu về nhà thầu, nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá kinh nghiệm, đàm phán hợp đồng và hoàn thiện thỏa thuận.
Nghiên cứu các nhà thầu và nhà cung cấp tiềm năng
Việc nghiên cứu một số nhà thầu và nhà cung cấp nội thất tiềm năng để đảm bảo chất lượng công trình. Bởi vì họ là những người có kinh nghiệm, chuyên môn cao và sở hữu nguồn lực cần thiết nhằm đảm bảo các hạng mục cần cải tạo trong dự án diễn ra suôn sẻ nhất.
Đánh giá kinh nghiệm, độ uy tín của nhà thầu và nhà cung cấp
Các chủ đầu tư cũng nên đánh giá kinh nghiệm, độ uy tín của các nhà thầu và nhà cung cấp tiềm năng thông qua tài liệu tham khảo, dự án đã được hoàn thiện và bình luận, đánh giá tích cực đến người phía khách hàng.
Đàm phán hợp đồng và hoàn thiện dự án
Khâu cuối cùng chính là đàm phán lại hợp đồng và hoàn thiện dự án theo những mong muốn, yêu cầu của doanh nghiệp. Hãy đảm bảo các bên đều nắm rõ một số yêu cầu, thời gian thực hiện dự cải cải tạo và mức hạn về ngân sách tài chính.
Quản lý quá trình cải tạo văn phòng
Khâu quản lý quá trình cải tạo văn phòng sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nếu như bạn tiến hành theo các bước tiêu chuẩn dưới đây.
Lập kế hoạch chi tiết về tiến độ và định mức ngân sách
Trước tiên, bạn lên kế hoạch cải tạo văn phòng chi tiết về tiến độ hoàn thành dự án và phạm vi ngân sách cho phép khi cải tạo văn phòng. Bằng cách thiết lập các cột mốc thời gian cụ thể cho từng hạng mục cải tạo kèm theo các khoản chi phí cần phải đầu tư. Dựa vào đó để theo dõi tiến độ thi công thiết kế có diễn ra theo đúng kế hoạch hay không để lên phương án điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.
Luôn phối hợp với các nhà thầu và nhà cung cấp
Các doanh nghiệp nên phối hợp với các nhà thầu và nhà cung cấp bằng cách giao tiếp, trao đổi thông tin để có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh ngoài ý muốn kịp thời. Đây cũng chính là điều kiện tiên quyết đảm bảo quá trình dự án diễn ra suôn sẻ nhất. Đồng thời đảm bảo họ hoàn thành công việc theo đúng tiến độ.
Kiểm tra và giám sát tiến độ thường xuyên
Việc kiểm tra và đánh giá tiến độ thường xuyên sẽ hạn chế tối đa sự chậm trễ, giải quyết nhanh chóng mọi thách thức phát sinh trong quá trình cải tạo văn phòng. Bằng cách, thường xuyên gặp gỡ nhà thầu để đánh giá tiến độ so với kế hoạch và lên phương án giải quyết bất cứ thách thức hay mối lo ngại nào. Từ đó đảm bảo quan điểm của các bên được thống nhất và mọi vấn đề phát sinh đều được giải quyết kịp thời.
Xem thêm: Làm thế nào để giám sát quá trình cải tạo văn phòng?
Như vậy, việc lên kế hoạch cải tạo văn phòng thông minh và hiệu quả sẽ đảm bảo dự án thực hiện theo đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách cũng như đáp ứng mọi yêu cầu cần thiết. Bằng cách đánh giá rõ mục tiêu công cuộc đổi mới, lựa chọn nhà thầu và nhà cung cấp phù hợp và thực hiện quá trình cải tạo văn phòng chuyên nghiệp. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào cần được tư vấn hiệu quả thì hãy liên hệ ngay ATZ LUXURY nhé.
Thảo Phương – thietkenoithatatz.com
