Không gian làm việc là yếu tố then chốt, bởi môi trường làm việc ảnh hưởng đến 70% năng suất của nhân viên. Một văn phòng được thiết kế và thi công bài bản không chỉ thúc đẩy sự sáng tạo mà còn là bộ mặt thể hiện văn hóa và tầm vóc của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp xem việc thi công văn phòng chỉ đơn thuần là xây dựng và sắp đặt, nhưng đó là một sai lầm chiến lược. Đây là một dự án đầu tư phức tạp, nơi mỗi quyết định sai lầm đều có thể quy ra chi phí và thời gian lãng phí.
Với góc nhìn của một chuyên gia của ATZ LUXURY, chúng tôi sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thi công nội thất văn phòng toàn diện nhất, giúp doanh nghiệp làm chủ dự án từ khâu lập kế hoạch đến khi bàn giao, tối ưu ngân sách và sở hữu một không gian làm việc lý tưởng.
Xem thêm: Thiết Kế Thi Công Nội Thất Văn Phòng Trọn Gói
Nội Dung Bài Viết
Giai đoạn chuẩn bị – Nền tảng quyết định 80% thành công
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn đầu tiên là bước quan trọng nhất, giúp định hình toàn bộ dự án, tránh các sai sót, chi phí phát sinh và đảm bảo công trình hoàn thành đúng như kỳ vọng.
Khảo sát hiện trạng và xác định rõ nhu cầu
Sai lầm phổ biến nhất là bắt đầu thi công mà không có định hướng rõ ràng. Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần khảo sát mặt bằng thực tế và trả lời các câu hỏi cốt lõi để định hình không gian:
- Công ty cần bao nhiêu không gian làm việc?
- Cần bao nhiêu phòng ban, phòng họp?
- Vị trí khu vực pantry, khu tiếp khách ở đâu?
- Phong cách thiết kế chủ đạo là gì (ví dụ: hiện đại, tối giản, văn phòng xanh)?
Hồ sơ thiết kế ban đầu thường chỉ là phối cảnh 3D và bản vẽ sơ bộ. Do đó, việc khảo sát thực tế và triển khai bản vẽ thi công chi tiết (Shopdrawing) là bước bắt buộc. Đây là quá trình “thực tế hóa bản vẽ sơ bộ”, điều chỉnh lại thiết kế để phù hợp tuyệt đối với mặt bằng, kết cấu hiện hữu, đảm bảo công tác sản xuất và thi công sau này diễn ra chính xác.
Lập kế hoạch ngân sách và dự trù chi phí
Không kiểm soát ngân sách rõ ràng ngay từ đầu rất dễ dẫn đến tình trạng “vỡ trận” chi phí. Doanh nghiệp cần xác định mức đầu tư dự kiến và làm việc với đơn vị thi công để có dự toán chi tiết. Dưới đây là các mức chi phí tham khảo trên thị trường:
| Mức đầu tư / Mức hoàn thiện | Khoảng giá tham khảo (VNĐ/m2) | Mô tả Đặc điểm Chính |
| Gói đầu tư cơ bản | ~ 1.000.000 – 1.500.000 / m2 | Phù hợp với nhu cầu cơ bản, tập trung vào công năng, sử dụng vật liệu phổ thông (Gỗ công nghiệp MFC, thiết bị cơ bản). |
| Mức đầu tư trung bình/tốt | ~ 1.500.000 – 3.000.000 / m2 | Chất lượng vật liệu nâng cao (Gỗ công nghiệp HDF chống ẩm, đá nhân tạo), đảm bảo tính thẩm mỹ và độ bền tốt hơn. |
| Mức đầu tư cao cấp | ~ 3.000.000 – 5.000.000 / m2 hoặc hơn | Tập trung vào chất lượng vượt trội và thiết kế độc bản. Sử dụng vật liệu cao cấp (gỗ tự nhiên, đá nhập khẩu, nội thất đặt làm riêng). |
Theo kinh nghiệm của ATZ LUXURY, hãy luôn dành một khoản ngân sách dự phòng từ 5-10% để xử lý các phát sinh nhỏ ngoài dự kiến trong quá trình triển khai.
Hiện có 2 cách tính giá thi công phổ biến: tính theo m2 và bóc tách khối lượng chi tiết. Trong đó, phương pháp bóc tách khối lượng cho kết quả chính xác và minh bạch hơn.
Theo chuyên gia của ATZ LUXURY: Hãy yêu cầu nhà thầu cung cấp báo giá theo phương pháp bóc tách khối lượng. Dù mất thời gian hơn, đây là cách duy nhất để bạn kiểm soát chính xác từng hạng mục, từ loại gỗ, thương hiệu bản lề cho đến số lượng ổ cắm. Báo giá theo m2 tiện lợi nhưng ẩn chứa nhiều rủi ro về vật liệu không đúng chuẩn và chi phí phát sinh không minh bạch.
Lựa chọn đơn vị thi công uy tín
Rơi vào “cái bẫy” lựa chọn đơn vị chỉ dựa vào báo giá rẻ có thể dẫn đến nhiều hệ lụy như công trình kém chất lượng, chậm tiến độ và phát sinh chi phí ngầm. Để chọn được nhà thầu chuyên nghiệp, hãy dựa vào các tiêu chí sau:
- Hồ sơ năng lực: Kiểm tra kỹ các công trình đã thực hiện để đánh giá kinh nghiệm và chất lượng thực tế.
- Quy trình làm việc minh bạch: Yêu cầu một quy trình rõ ràng từ khảo sát, báo giá, thi công đến nghiệm thu.
- Hợp đồng rõ ràng: Hợp đồng phải chi tiết về từng hạng mục, chủng loại vật liệu, thời gian hoàn thành và chế độ bảo hành cụ thể.
- Kinh nghiệm chuyên môn: Ưu tiên các công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công nội thất văn phòng trọn gói.
- Năng lực sản xuất: Đơn vị sở hữu nhà máy sản xuất với máy móc hiện đại (ví dụ: máy cắt CNC) sẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm đồ gỗ đồng bộ, chính xác và có tính thẩm mỹ cao hơn.
Để tham khảo thêm các đơn vị uy tín trong ngành, bạn có thể tham khảo Top 15+ đơn vị thiết kế thi công văn phòng uy tín nhất hiện nay.
Giai đoạn thi công: Các bước phối hợp tại công trường và nhà xưởng
Một quy trình thi công chuẩn sẽ gồm nhiều bước đan xen và phụ thuộc lẫn nhau. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đội nhóm là yếu tố quyết định đến tiến độ và chất lượng chung của dự án.
Thi công phần thô và cơ điện (M&E)
Đây là giai đoạn định hình không gian cơ bản, bao gồm các công tác liên quan đến Trần, Tường, và Sàn.
- Trần nhà: Các lựa chọn phổ biến bao gồm trần thạch cao (trần phẳng hoặc trần giật cấp để tạo điểm nhấn) và trần thả (dễ dàng lắp đặt và sửa chữa hệ thống kỹ thuật bên trên).
- Tường: Có thể sử dụng sơn nước, xây dựng các hệ vách ngăn (vách kính, vách thạch cao) để phân chia không gian, hoặc sử dụng tấm ốp trang trí để tạo điểm nhấn.
- Sàn nhà: Tùy vào ngân sách và phong cách, các lựa chọn phổ biến là sàn gỗ công nghiệp, sàn nhựa vinyl, hoặc sàn thảm.
Nếu hệ thống điện động lực là ‘mạch máu’ cung cấp năng lượng, thì hệ thống điện nhẹ (ELV) chính là ‘hệ thần kinh’ của văn phòng hiện đại, bao gồm: mạng máy tính, camera giám sát, kiểm soát ra vào, hệ thống âm thanh. Việc đi dây âm tường, âm sàn cho các hệ thống này ngay từ giai đoạn thô là một quyết định không thể đảo ngược. Bất kỳ sự thay đổi hay bổ sung nào sau khi đã hoàn thiện bề mặt đều sẽ rất tốn kém, phức tạp và ảnh hưởng lớn đến thẩm mỹ. Việc hoàn thiện phần thô và hệ thống M&E một cách chính xác là tiền đề tối quan trọng. Bởi lẽ, trong khi đội ngũ tại công trường đang định hình không gian, thì tại nhà máy, những món đồ nội thất của bạn đã bắt đầu được sản xuất song song…
Sản xuất và lắp đặt nội thất
Trong khi phần thô đang được thi công tại công trình, các hạng mục nội thất đồ rời thường được sản xuất song song tại nhà máy của đơn vị thi công. Điều này giúp rút ngắn đáng kể tổng thời gian dự án.
Các hạng mục chính bao gồm:
- Khu vực lễ tân, tiếp khách.
- Khu vực làm việc nhân viên (bàn, ghế, tủ hồ sơ).
- Phòng giám đốc, quản lý.
- Phòng họp.
- Khu vực Pantry, ăn trưa.
Chất lượng sản phẩm phụ thuộc rất nhiều vào năng lực sản xuất. Tại các nhà máy chuyên nghiệp với hệ thống máy móc hiện đại, sản phẩm có độ chính xác cao, các mép cắt sắc nét. Ngược lại, sản phẩm từ các xưởng gia công nhỏ lẻ, thủ công thường gặp các hiện tượng như: “Mép cắt sứt mẻ, mép dán không khít… sản phẩm lắp ráp không chính xác, bị nghiêng lệch”, làm giảm đi đáng kể thẩm mỹ và độ bền của công trình.
Giám sát thi công
Sự giám sát chặt chẽ là chìa khóa để đảm bảo ý tưởng thiết kế được hiện thực hóa đúng tiêu chuẩn, tiến độ và ngân sách. Một quy trình giám sát chuyên nghiệp bao gồm các nhiệm vụ chính sau:
1. Kiểm tra hồ sơ thiết kế: Rà soát lại toàn bộ bản vẽ kiến trúc, nội thất, và hệ thống M&E để phát hiện các điểm mâu thuẫn hoặc bất hợp lý trước khi bắt đầu thi công.
2. Giám sát vật liệu đầu vào: Đảm bảo tất cả vật liệu được đưa vào công trình đều đúng chủng loại, có chứng nhận chất lượng và khớp với các điều khoản trong hợp đồng.
3. Giám sát thi công từng hạng mục: Thường xuyên có mặt tại công trường để theo dõi, kiểm tra và đối chiếu công việc thực tế với bản vẽ thiết kế.
4. Giám sát an toàn lao động và vệ sinh công trình: Đảm bảo công nhân được trang bị đầy đủ đồ bảo hộ và công trường luôn được giữ gìn sạch sẽ, gọn gàng.
5. Quản lý tiến độ và chi phí: Cập nhật báo cáo tiến độ định kỳ, kiểm soát chặt chẽ chi tiêu và các chi phí phát sinh để đảm bảo dự án không vượt ngân sách.
Lưu ý quan trọng: Người giám sát không chỉ là ‘người đi bắt lỗi’. Vai trò của họ là cầu nối giao tiếp chủ động giữa bản vẽ, thực tế công trường và kỳ vọng của chủ đầu tư. Một người giám sát giỏi sẽ lường trước vấn đề thay vì chỉ xử lý khi sự đã rồi.
Giai đoạn về đích: Nghiệm thu, xử lý lỗi và chính sách ‘An tâm’ sau bàn giao
Đây là những bước cuối cùng để hoàn tất dự án và đưa văn phòng vào sử dụng.
1. Nghiệm thu và xử lý lỗi (Defect): Sau khi hoàn thành lắp đặt cơ bản, chủ đầu tư và đơn vị thi công sẽ cùng nhau rà soát toàn bộ công trình để phát hiện các lỗi nhỏ (ví dụ: vết xước trên bề mặt, keo bị lem, thiếu vít…). Đơn vị thi công sẽ lên danh sách và kế hoạch khắc phục các lỗi này.
2. Vệ sinh công nghiệp và bàn giao: Trước khi bàn giao chính thức, công trình cần được vệ sinh công nghiệp toàn diện để đảm bảo không gian sạch sẽ, sẵn sàng cho việc đưa vào sử dụng.
3. Bảo hành, bảo trì: Một công trình chất lượng luôn đi kèm với chế độ bảo hành, bảo trì uy tín. Đây là cam kết của đơn vị thi công nhằm đảm bảo công trình vận hành ổn định và hỗ trợ khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng lâu dài.
Có thể bạn quan tâm:
5 sai lầm thường gặp khi thi công và cách phòng tránh
Dưới đây không chỉ là những lỗi sai thông thường, mà là 5 “cái bẫy” chi phí và tiến độ mà rất nhiều doanh nghiệp đã mắc phải. Hiểu rõ chúng chính là bước đầu tiên để phòng tránh và tiết kiệm hàng trăm triệu đồng cho dự án của bạn.
Thiếu định hướng ban đầu
Hậu quả: Không gian bị chia cắt bất hợp lý, thiếu tối ưu công năng, dẫn đến phát sinh nhiều hạng mục sửa đổi gây tốn kém chi phí và thời gian.
Giải pháp: Bắt đầu bằng việc phân tích kỹ lưỡng nhu cầu sử dụng thực tế. Tốt nhất nên hợp tác với một đơn vị thiết kế thi công nội thất văn phòng trọn gói để được tư vấn toàn diện.
Chọn sai đơn vị thi công chỉ dựa vào giá
Hậu quả: Công trình không đúng tiến độ, sử dụng vật liệu kém chất lượng, không đạt yêu cầu về thẩm mỹ, và phát sinh nhiều chi phí ngầm không lường trước.
Giải pháp: Tìm hiểu kỹ hồ sơ năng lực, các công trình đã thực hiện của nhà thầu. Yêu cầu hợp đồng minh bạch, báo giá chi tiết và chế độ bảo hành rõ ràng.
Thi công thiếu bản vẽ kỹ thuật chi tiết
Hậu quả: Thợ thi công sai lệch so với ý tưởng thiết kế, phải tháo dỡ, sửa chữa gây lãng phí thời gian và vật liệu, khó kiểm soát chất lượng công trình.
Giải pháp: Yêu cầu đơn vị thi công cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ kỹ thuật chi tiết (bản vẽ hệ thống điện, chiếu sáng, trần, sàn, đồ nội thất) trước khi triển khai.
Không kiểm soát ngân sách chặt chẽ
Hậu quả: “Vỡ trận” chi phí, dự án bị trì hoãn hoặc phải cắt giảm hạng mục, chọn vật liệu kém chất lượng hơn để bù vào.
Giải pháp: Làm việc chặt chẽ với nhà thầu, yêu cầu báo giá chi tiết từng hạng mục và luôn dành một khoản ngân sách dự phòng từ 5-10% cho các phát sinh nhỏ.
Hợp đồng và giám sát lỏng lẻo
Hậu quả: Công trình chậm bàn giao, thi công ẩu, sai lệch thiết kế và không có cơ sở pháp lý để xử lý khi có tranh chấp xảy ra.
Giải pháp: Yêu cầu hợp đồng ràng buộc rõ ràng về thời gian, tiêu chuẩn vật liệu, chế độ bảo hành và phân công người phụ trách giám sát chặt chẽ từng giai đoạn.
Xem thêm:
Bảng giá chi phí thiết kế thi công văn phòng chi tiết
Quy trình các bước thi công văn phòng chi tiết từ A – Z
BST mẫu thiết kế văn phòng hiện đại tối ưu diện tích
10 Xu hướng thiết kế văn phòng định hình không gian làm việc
Thi công nội thất văn phòng là một khoản đầu tư chiến lược. Để dự án thành công, các yếu tố cốt lõi bao gồm sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn đối tác chuyên nghiệp, và một quy trình giám sát chặt chẽ. Hy vọng những kinh nghiệm thi công nội thất văn phòng được chia sẻ trong bài viết sẽ là cẩm nang hữu ích giúp bạn kiến tạo một không gian làm việc hiệu quả và đầy cảm hứng.
