Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo hay không?

Văn phòng ảo là địa điểm được doanh nghiệp thuê với chi phí giá rẻ để đăng ký địa chỉ kinh doanh. Ở đây, có lễ tân tiếp nhận thông tin, phản hồi điện thoại, tin nhắn về những dịch vụ cơ bản của công ty, văn phòng cũng được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như điện thoại cố định, bàn làm việc, máy tính, phòng họp lớn.

Tuy nhiên, địa điểm này có thể được nhiều công ty khác nhau cùng thuê, nhân viên có thể làm việc tại nhà không cần đến văn phòng. Chính vì vậy rất nhiều doanh nghiệp chưa biết thuê văn phòng ảo có hợp pháp không? Hãy cùng tìm hiểu văn phòng ảo có hợp pháp không trong bài này nhé.

Tính pháp lý của văn phòng ảo có hợp pháp hay không?

Ý kiến từ cơ quan chức năng

Luật doanh nghiệp

Trong luật doanh nghiệp có định nghĩa: “Doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Theo Điều 42, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Trên luật doanh nghiệp cũng chưa có nội dung nào nghiêm cấm doanh nghiệp không được thuê văn phòng ảo làm trụ sở chính. Trong khi văn phòng ảo có đầy đủ yếu tố mà một nghiệp cần có để làm địa chỉ đăng ký kinh doanh. Đây chính là ưu điểm để văn phòng ảo phát triển mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp tập trung phát triển chuyên môn, tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng làm trụ sở.

Sở kế hoạch và đầu tư

Theo Sở Kế hoạch và đầu tư cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh. Bởi vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao. Bên cạnh đó, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ văn phòng ảo có hợp pháp không. Bởi luật doanh nghiệp cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở. Vì vậy, doanh nghiệp có thể yên tâm phần nào khi đến thời điểm hiện tại chưa có quy định nghiêm cấm văn phòng ảo không được hoạt động.

Viện nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương

Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương có nói thêm việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.

Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng

Giám đốc Viện nghiên cứu kinh tế ứng dụng cho rằng: không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh ở văn phòng ảo. Đồng thời, luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Nghĩa là văn phòng ảo vẫn được quyền hoạt động bình thường.

Ý kiến từ chuyên gia

Văn phòng ảo tạo cho doanh nghiệp một bộ mặt uy tín, chuyên nghiệp khi có vị trí đắc địa ở giữa trung tâm thành phố. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiếp cận được khối lượng khách hàng, đối tác lớn. Trong khi giá thuê văn phòng ảo thấp hơn chi phí thuê mặt bằng, đầu tư duy trì thiết bị văn phòng cố định dài hạn. Tiết kiệm chi phí là lợi ích lớn nhất để doanh nghiệp tập trung vào phát triển chuyên môn, ngành nghề.

Tuy nhiên, một số chuyên gia kinh tế lại cho rằng: việc sử dụng văn phòng ảo giúp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng trốn thuế, vụ lợi, làm việc trái pháp luật như mua bán hóa đơn.

Nhiều chuyên gia kinh tế khác lại nghĩ: dù là văn phòng ảo hay thật thì chúng vẫn được hoạt động có mục đích, quản lý riêng. Nếu sợ văn phòng ảo làm những việc trái pháp luật mà siết chặt quy định thì những người khởi nghiệp, doanh nghiệp làm ăn chân chính sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều. Bởi, rất nhiều doanh nghiệp có văn phòng thực vẫn có tình trạng mua bán hóa đơn trái phép, trốn thuế. Để hạn chế những vấn đề này ở văn phòng ảo, chúng ta nên kiểm soát, quản lý con người- người đứng đầu công ty chứ không phải là trụ sở chính, văn phòng đại diện.

Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?

Như vậy, từ tính pháp lý của văn phòng ảo, chúng ta có thể thấy đến thời điểm hiện tại, chưa có quy định pháp luật nào có nội dung nghiêm cấp doanh nghiệp không được phép thuê văn phòng ảo làm trụ sở đăng ký kinh doanh và cũng không có bất kỳ quy định pháp lý nào điều chỉnh, xử lý đối với vấn đề này.. Vì vậy, doanh nghiệp của bạn có thể đăng ký kinh doanh cho thuê văn phòng ảo.

Điều kiện cho thuê văn phòng ảo

Mặc dù trên pháp luật chưa có quy định cụ thể về việc cho thuê văn phòng ảo, nhưng đây cũng là một hình thức kinh doanh nên cần đáp ứng đầy đủ một số quy định cụ thể như:

• Đăng ký kinh doanh: Giống đăng ký kinh doanh cho thuê văn phòng thông thường (cho thuê bất động sản, có kèm theo cơ sở vật chất cố định). Việc có đăng ký kinh doanh giúp nhà nước kiểm soát rõ ràng về dịch vụ, cũng như khi có vấn đến đề phát sinh liên quan đến pháp luật khi cho khách hàng thuê lại.
• Đối tượng đăng ký kinh doanh: Nếu văn phòng ảo hoạt động thường xuyên với quy lớn thì các tổ chức, cá nhân phải thành lập doanh nghiệp, hợp tác xã có đăng ký kinh doanh với ngành nghề bất động sản. Hộ kinh doanh cá thể không được thực hiện đăng ký kinh doanh cho thuê văn phòng ảo. Nhưng vẫn có thể cho thuê văn phòng ảo quy mô nhỏ, không thường xuyên nhưng có khai báo, nộp thuế cho nhà nước theo quy định pháp luật.
• Vốn pháp định: Kinh doanh bất động sản với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thuộc ngành nghề kinh doanh bất động sản, yêu cầu vốn pháp định không dưới 20 tỷ.
• Quy định về luật đất đai khi kinh doanh: người cho thuê văn phòng ảo phải có: Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có chứng nhận của công chứng.

>>>Xem thêm: Xu hướng thiết kế văn phòng ảo Virtual Office năm 2021

Kết luận văn phòng ảo có hợp pháp hay không?

Văn phòng ảo là hình thức cho thuê văn phòng của các tổ chức, cá nhân khác có đăng ký kinh doanh ngành nghề bất động sản. Như vậy, cho thuê văn phòng ảo thực chất là một loại hình kinh doanh bất động sản mà chưa có quy định pháp luật nào nghiêm cấm hay không cho phép. Văn phòng ảo hoàn toàn mang tính hợp pháp, không những thế nó còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng văn phòng cố định dài hạn, chi phí mua mới, bảo trì thiết bị văn phòng,…

Vậy có nên thuê văn phòng ảo hay không?

Văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp, lại có nhiều lợi ích để các doanh nghiệp thuê như:

• Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cố định dài hạn: chi phí thuê văn phòng ảo rẻ hơn một văn phòng cố định trong cùng một thời gian. Văn phòng ảo vẫn cung cấp đầy đủ dịch vụ: một địa chỉ giao dịch rõ ràng, số điện thoại, fax, lễ tân, kế toán, thiết bị văn phòng, phòng họp
• Tiết kiệm chi phí marketing: văn phòng ảo thường có vị trí đắc địa trong thành phố: nơi có nhiều người qua lại, thuận tiện cho giao thông. Từ đó, tăng nhận diện biển hiệu của doanh nghiệp bạn được treo trên văn phòng ảo
• Tạo uy tín, chuyên nghiệp trong lòng khách hàng, đối tác: Văn phòng ảo có vị trí đẹp, đầy đủ các trang thiết bị văn phòng, lê tân trực trả lời điện thoại, tin nhắn về những dịch vụ cơ bản của công ty giúp khách hàng, đối tác yên tâm hơn khi chưa tiếp xúc, sử dụng dịch vụ bao giờ.
• Giảm tải bộ máy cồng kềnh trong công ty: Việc tinh giản nhân lực giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa năng lực chuyên môn của nhân viên. Hơn là một người vừa làm chuyên môn lại kiêm thêm việc tiếp khách, mà thuê thêm nhân viên thì khá tốn chi phí.
• Linh hoạt trong cách làm việc: các nhân viên làm việc trong môi trường thoải mái nhất như ở nhà, quán cà phê, được quản lý online qua room, văn phòng internet giảm áp lực, giúp mọi người hoàn thành công việc tốt hơn
• Phù hợp với nhiều loại mô hình công ty: công ty nhỏ và vừa, mới khởi nghiệp nguồn vốn còn eo hẹp, nhóm nghiên cứu có thể làm việc tại nhà thuê văn phòng ảo là văn phòng đại diện.

Đó là những lợi ích to lớn mà văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp bạn trong thời kỳ có dịch bệnh đang hoành hành. Tuy nhiên, việc thuê văn phòng ảo cũng cần lựa chọn kỹ lưỡng những doanh nghiệp, hợp tác xã cho thuê có uy tín, làm ăn lâu năm có thương hiệu trên thị trường. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp quan tâm đến mô hình này thì hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn miễn phí nhé.

Xem thêm:

• 10+ Hình thức bố trí văn phòng làm việc đẹp hiện đại cho công ty
• Giải pháp thiết kế không gian làm việc ở văn phòng và tại nhà từ chuyên gia

Thảo Phương – thietkenoithatatz.com