Văn phòng ảo đang là xu thế của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bạn trẻ mới khởi nghiệp ưa chuộng bởi những tiện ích mà nó đem lại. Đặc biệt, trong giai đoạn các doanh nghiệp vẫn còn ảnh hưởng bởi dịch bệnh COVID-19 thì văn phòng ảo lại càng thể hiện được những ưu điểm của mình.
Vậy mô hình văn phòng ảo là gì? Những lợi ích mà văn phòng ảo đem lại là gì? Hãy cùng ATZ LUXURY tìm hiểu trong bài viết này nhé.
Nội Dung Bài Viết
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) hay còn gọi là văn phòng 0m2, được sử dụng là nơi đại diện để đăng ký kinh doanh. Nơi đây được dùng để đặt trụ sở công ty, văn phòng đại diện, chi nhánh, và làm các giao dịch khác có liên quan như: gửi thư, nhận điện thoại, tiếp thị. Trong đó, những dịch vụ liên quan đến nhân viên hành chính, thuê địa điểm dài hạn là không có. Nhân viên công ty có thể làm việc tại nhà, hay bất cứ nơi nào mà không cần phải đến trực tiếp văn phòng.
Xem thêm:
- Các loại hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam
- Văn phòng thông minh (Smart Office) là gì? Khái niệm và ưu nhược điểm
- Văn phòng Hybrid là gì? Cách triển khai Hybrid Office hiệu quả?
Đặc điểm của văn phòng ảo
Văn phòng ảo thường có địa điểm mặt bằng đẹp, dễ tìm kiếm như ở bên ngoài mặt đường các thành phố lớn. Nơi đây có thể là địa chỉ của nhiều công ty khác nhau. Nhưng vẫn có biển hiệu rõ ràng của công ty để khách hàng phân biệt, chọn lựa đúng khi đến giao dịch.
Mô hình văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp bạn địa chỉ trụ sở rõ ràng, số fax, số điện thoại cố định, dịch vụ lễ tân trả lời điện thoại, tin nhắn về các dịch vụ cơ bản của doanh nghiệp khiến khách hàng yên tâm hơn và được nhà nước chấp nhận.
Trong văn phòng ảo được cung cấp các thiết bị như bàn ghế, đồ dùng văn phòng, phòng họp hiện đại, dịch vụ viễn thông, bãi giữ xe, nhà vệ sinh,… giúp khách hàng liên hệ, giao dịch với công ty nhanh chóng, thuận tiện.
Những lợi ích mà văn phòng ảo mang lại?
Văn phòng ảo giúp các nhân viên trong doanh nghiệp có thể làm việc từ xa, không tốn nhiều chi phí như thuê văn phòng cố định và cam kết thời gian sử dụng bao lâu. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ phát triển các tiện ích như họp trực tuyến, văn phòng web, quản lý online,… đã giúp văn phòng ảo ngày càng phát triển bởi những lợi ích đem lại như:
Môi trường làm việc linh hoạt
Các nhân viên trong công ty không phải đến trực tiếp văn phòng làm việc, mà vẫn có thể xử lý các công việc tại nhà hay quán cà phê khi có điện thoại, máy tính xách tay có kết nối mạng.
Tăng suất làm việc
Không cần có giám đốc ở bên cạnh nhân viên mới làm việc tốt nhé. Việc đó chỉ cho nhân viên thêm áp lực thôi. Nhân viên làm ở nhà thoải mái sẽ cho hiệu suất cao, tuy nhiên không phải ai cũng thực hiện chuẩn chỉ nên cần phải timeline kiểm soát hằng ngày theo khối lượng công việc.
Đặc biệt, việc đặt vị trí văn phòng ở một địa điểm cụ thể nhưng có thể giao dịch với khách hàng ở mọi nơi khiến việc di chuyển thuận tiện hơn, bạn có thể thuê một số nhân viên nằm vùng ở những địa điểm xa công ty mà không cần thường xuyên đến văn phòng.
Xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp, uy tín
Một công ty có địa chỉ cụ thể, được thể hiện qua biển quảng cáo ở ngay đường phố lớn giúp khách hàng dễ dàng nhận biết, tin tưởng hơn. Cách làm việc chuyên nghiệp khi sử dụng các công nghệ hiện đại giúp khách hàng đặt nhiều niềm tin hơn là công ty ở một văn phòng nhỏ trong nhà, ngõ nhỏ, khó tìm kiếm địa chỉ cụ thể.
Nếu bạn muốn văn phòng làm việc trở nên hiện đại, chuyên nghiệp và sáng tạo hơn thì hãy tham khảo ngay xu hướng thiết kế văn phòng HOT nhất hiện nay.
Tiết kiệm chi phí
Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng cố định ở một địa điểm đẹp với một doanh nghiệp trẻ, hay đang khởi nghiệp là một khoản khá lớn. Chính vì vậy văn phòng ảo sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí này khi không phải đầu tư vào các thiết bị văn phòng, phòng giao dịch chính, thuê mặt bằng. Bên cạnh đó, văn phòng có hình ảnh, tên công ty đại diện ở một tòa nhà lớn, hay đường phố nhiều người qua lại sẽ giúp bạn quảng bá rộng rãi đến khách hàng, đối tác mới hơn bất kỳ cách nào.
Thuận tiện trong việc mở rộng chi nhánh mới
Nếu công ty bạn là một thương hiệu lớn, có uy tín muốn mở rộng chi nhánh sang một khu vực khác thì văn phòng ảo là lựa chọn hợp lý nhất đó. Bạn vẫn có địa chỉ giao dịch cụ thể, số điện thoại, fax, email rõ ràng, địa điểm đẹp sẽ tiếp cận khách hàng một cách tối ưu. Nhân viên làm việc ở nhà, quản lý từ xa từ trụ sở chính cũng giảm bớt chi phí về nhân lực. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có số liệu thực tế về khách hàng, đối tác ở khu vực mới trong việc phát triển lâu dài về sau này.
Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo
Ưu điểm của văn phòng ảo
- Tiết kiệm chi phí: Bạn không phải mất chi phí cho việc thuê một văn phòng cố định dài hạn. Cũng tiết kiệm chi phí mua mới, bảo trì những đồ dùng, nội thất, đồ trang trí văn phòng mà vẫn sử dụng miễn phí khi đến.
- Quảng bá thương hiệu: văn phòng ảo thường có vị trí đẹp như ở các tòa nhà lớn, đường chính trong thành phố. Trên văn phòng có in biển hiệu, logo công ty giúp bạn quảng bá rộng rãi đến khách hàng, đối tác.
- Thân thiện với nhân viên: nhân viên không cần đến công ty làm việc mà có thể chọn nơi thoải mái, có hiệu suất cao nhất để xử lý công việc.
Nhược điểm của văn phòng ảo
Ngoài những ưu điểm nổi bật trên thì văn phòng ảo có những nhược điểm như:
- Văn phòng ảo có nhiều Công ty ở cùng một địa chỉ, nếu bạn muốn giao dịch, làm việc cần lên kế hoạch trước. Việc này sẽ mất thêm chi phí khi bạn sử dụng
- Lễ tân trực chỉ trả lời tin nhắn, điện thoại về các dịch vụ cơ bản của công ty. Nhân viên không làm việc tại văn phòng nên khách hàng đến trực tiếp sẽ bất lợi khi chưa có hẹn trước với nhân viên. Cũng như nhân viên công ty không có vị trí làm việc cố định hay không gian riêng tư ở đây.
- Khó kiểm soát nhân viên: Mặc dù quản lý qua room nhưng cũng không thể sao sát khi làm việc cùng nhau. Giảm hiệu quả công việc vì một số cá nhân chưa thể làm việc độc lập.
- Nhân viên trong công ty không có sự tương tác lẫn nhau. Với những mô hình cần làm việc đội nhóm, thì văn phòng ảo không phát huy mạnh mẽ được vấn đề này.
Xem thêm: Danh sách 27+ phong cách thiết kế nội thất văn phòng phổ biến nhất hiện nay
Văn phòng ảo phù hợp với mô hình công ty nào?
Với những ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo ở trên, các doanh nghiệp sẽ cân nhắc đưa ra lựa chọn phù hợp. Mô hình văn phòng này sẽ phù hợp với những công ty sau:
- Các doanh nghiệp nhỏ, công ty startup có nguồn tài chính hạn hẹp muốn đầu tư chủ yếu vào lĩnh vực đang làm thì văn phòng ảo vừa có địa điểm giao dịch với địa chỉ cụ thể lại có chi phí rẻ, là lựa chọn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí.
- Các chi nhánh của doanh nghiệp lớn, công ty nước ngoài: Chi nhánh mới thường là để doanh nghiệp phát triển thêm thị trường. Việc quản lý từ xa các nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí khi giảm bớt bộ máy cồng kềnh khi mở một địa chỉ làm việc mới
- Các nhóm dự án, chuyên viên tư vấn: Những ngành nghề này có thể làm việc tại nhà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. Vì vậy việc thành lập công ty giúp khách hàng tin tưởng, tín nhiệm hơn khi có văn phòng giao dịch cụ thể.
Trên đây là tất tần tật thông tin về văn phòng ảo là gì. Hy vọng với những ưu điểm kể trên, chúng tôi tin rằng mô hình văn phòng ảo sẽ trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Nếu công ty, doanh nghiệp của bạn quan tâm tới lĩnh vực này hãy liên hệ chúng tôi để được tư vấn nhé.
Thảo Phương – thietkenoithatatz.com
