Không gian lưu trữ trong văn phòng có vai trò gì? Kinh nghiệm và giải pháp thiết kế khoa học

Không gian lưu trữ là một trong những điểm nhấn quan trọng trong thiết kế nội thất văn phòng. Không chỉ mang đến không gian làm việc thoải mái, đáp ứng nhu cầu và tính chất ngành nghề, bạn cần đảm bảo diện tích không gian lưu trữ vừa đủ để bảo quản hồ sơ giấy tờ bảo mật, dễ tìm.

Vậy làm sao để có một không gian lưu trữ giấy tờ đồng thời có không gian văn phòng làm việc đẹp, rộng rãi và thoải mái cho nhân viên. Hãy cùng ATZ LUXURY tìm hiểu các giải pháp thiết kế không gian lưu trữ tài liệu dưới đây.

Không gian lưu trữ văn phòng là gì?

Trong văn phòng làm việc thường thì sẽ có các tài liệu, giấy tờ hay văn bản được lưu trữ khá nhiều. Vì vậy khi chúng ta không biết sắp xếp một cách khoa học thì việc tìm kiếm sẽ trở nên khá rối ren và tốn nhiều thời gian trong quá trình làm việc. Thế nên ngày nay đã xuất hiện nhiều ý tưởng thiết kế không gian lưu trữ độc đáo.

Tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệu trong văn phòng

Văn phòng không chỉ là môi trường để làm việc mà còn là nơi để đón tiếp khách hàng và đối tác. Bởi vậy, điều quan trọng nhất là bày trí và lựa chọn những nội thất văn phòng như thế nào để giữ cho không gian luôn có tính tổ chức và sạch sẽ, gọn gàng. Một cơ quan có tổ chức sẽ tạo ấn tượng tốt hơn đối với khách hàng và đối tác cũng như làm việc được hiệu quả hơn.

Vấn đề lưu trữ văn phòng phù hợp sẽ loại bỏ đi sự lộn xộn làm cho văn phòng làm việc ngăn nắp. Nếu không lưu trữ tài liệu ngăn nắp, việc sắp xếp giấy tờ và các tài liệu còn sót lại nằm xung quanh sẽ tạo ra sự lộn xộn.

Văn phòng lộn xộn không chỉ không tạo nên ấn tượng mà đó còn là một nguy cơ làm mất các giấy tờ quan trọng. Một văn phòng với việc lưu trữ khoa học luôn đem đến sự hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm hay hạn chế chiếm diện tích không gian văn phòng.

Nếu doanh nghiệp không lưu trữ hồ sơ tài liệu khoa học thì sẽ dễ gặp những vấn đề khó khăn như sau:

• Mất nhiều thời gian và công sức tìm kiếm
• Hồ sơ bị thất lạc
• Hiệu quả công việc thấp, làm ảnh hưởng đến năng suất doanh nghiệp
• Gây ấn tượng kém đối với khách hàng khi đến văn phòng,…

Để khắc phục những khó khăn đó thì hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để xem các giải pháp giúp việc lưu trữ hồ sơ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Xem thêm: 21+ Ý Tưởng Thiết Kế Văn Phòng Hiện Đại Và Sáng Tạo Nhất Hiện Nay

Các vấn đề cần lưu ý khi thiết kế không gian lưu trữ tài liệu

Khi thiết kế không gian lưu trữ tài liệu, dưới đây là các vấn đề cơ bản mà chủ đầu tư nên biết:

• Không gian: phải là không gian vừa đủ rộng để lưu trữ, sắp xếp tài liệu và vừa dễ dàng cho nhân viên khi lấy tài liệu.
• Nội thất: các món nội thất dùng để lưu trữ tài liệu nên có chất liệu nhựa, kim loại thay vì gỗ, bởi vì gỗ theo thời gian sẽ dễ bị mốc làm ảnh hưởng đến tài liệu. Ngoài ra thì nên quyết định bao nhiêu lưu trữ là cần thiết cho văn phòng; kích thước dài hay ngắn sẽ phù hợp hơn,…
• Công năng: nên ưu tiên những món đồ nội thất có nhiều công năng như vừa đựng tài liệu, vừa dùng để trang trí không gian văn phòng.

Các giải pháp thiết kế không gian lưu trữ tài liệu khoa học cho văn phòng

Sắp xếp đồ dùng trên bàn làm việc ngăn nắp và dùng các loại tủ có ngăn

Mỗi nhân viên cần có không gian làm việc và lưu trữ riêng tùy theo tính chất công việc của họ. Do đó, bạn hãy cân nhắc đến các loại bàn làm việc có ngăn tủ. Nếu văn phòng có diện tích rộng, hãy để nhân viên có bàn làm việc rộng rãi, có đủ tủ để chứa đồ dùng, sổ sách, giấy tờ riêng vì họ dành phần lớn thời gian ở bàn làm việc để nghĩ ra ý tưởng và làm việc cho công ty.

Các loại tủ phổ biến trong văn phòng hiện nay như:

• Tủ dọc: có hình thẳng đứng cao và thanh mảnh. Những tủ này mất ít chiều rộng không gian sàn, nhưng có độ cao lớn hơn tủ tài liệu văn phòng hay tủ sắt văn phòng dạng bên. Vì vậy, tủ tài liệu văn phòng mất không gian tường ít nhưng đòi hỏi nhiều ngăn kéo hơn tủ tài liệu bên. Những tủ tài liệu văn phòng theo chiều dọc là rất truyền thống và tuyệt vời cho lưu trữ không gian hẹp. Có ít nhất có 3-6 ngăn kéo để lưu trữ hồ sơ tài liệu.
• Tủ bên (hay tủ nằm ngang): thường lưu trữ các tài liệu ở 2 bên. Ngoài ra còn có các tùy chọn để tổ chức các hồ sơ có thể di chuyển từ trước ra sau trong hàng. Các tủ tài liệu văn phòng bên có ngăn kéo rộng để lưu trữ các mặt hàng lớn hơn. Tủ tài liệu văn phòng bên là thích hợp hơn cho văn phòng lớn và cho phép để trang trí trên đầu tủ.

Xem thêm: 21 Cách Bố Trí Văn Phòng Làm Việc Khoa Học Và Hiệu Quả Cho Công Ty

Sử dụng kệ

Đây là lựa chọn phổ biến nhất của các doanh nghiệp khi nói đến vấn đề lưu trữ hồ sơ. Trong bất kỳ công việc hành chính văn phòng nào, các nhà quản lý văn phòng phải đáp ứng nhu cầu lưu trữ văn thư trong không gian văn phòng giới hạn.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các yêu cầu lưu trữ văn phòng và cho lực lượng lao động, kệ là lựa chọn tốt để xếp gọn đồ đạc trong không gian làm việc. Vẻ đẹp của những chiếc kệ cũng phù hợp với phong cách trang trí văn phòng và bố cục của không gian đồng thời là một lựa chọn hiệu quả và thiết thực cho các giám đốc văn phòng nếu họ đang quyết định bố trí và thiết kế văn phòng của mình.

Ngày nay các văn phòng công ty hiện đại cũng trang bị những chiếc kệ tối giản, chiếm ít diện tích văn phòng hơn nhưng lại có thể được sử dụng để lưu trữ nhiều đồ đạc.

Bố cục lưu trữ theo chiều dọc

Nếu chỉ sử dụng diện tích trên sàn để lưu trữ thì bạn sẽ lãng phí phần lớn không gian tiềm năng bên trên. Do đó, một ý tưởng thiết kế hiệu quả và mang tính thực tiễn cao giúp quản lý không gian lưu trữ văn phòng là “Bố trí lưu trữ theo chiều dọc”.

Các nhà quản lý hành chính văn phòng có thể lên kế hoạch sử dụng không gian trên các bức tường trống để treo các kệ lưu trữ, tủ hồ sơ, giá để đồ, v.v., để lưu trữ các tệp văn phòng, sách, nhật ký, văn phòng phẩm, phụ kiện,… thay vì xếp mọi thứ dưới sàn. Để giúp mọi thứ dễ tiếp cận hơn, bạn có thể xếp đồ đạc trên các giá treo gần bàn làm việc.

Bố trí lưu trữ theo chiều dọc có thể cải tiến không gian làm việc và giải phóng nhiều diện tích. Sử dụng phương pháp này có thể tạo không gian lưu trữ mới cho văn phòng diện tích nhỏ. Tuy nhiên, nếu sử dụng kệ và giá treo trên tường, bạn phải lưu ý về ánh sáng văn phòng, đừng để tủ kệ ngăn cản ánh sáng vào phòng.

Xem thêm: [Cẩm nang] lựa chọn nội thất văn phòng hiện đại và thông minh

Thiết kế với tủ âm tường hoặc giá treo

Đây là dạng thiết kế được đa phần các doanh nghiệp sẽ ưa chuộng khi lợi ích đem đến từ thiết kế này giúp tiết kiệm không gian cho văn phòng rất hiệu quả.

Những dạng tủ chuyên đựng hồ sơ tài liệu đa phần rất lớn nên vì thế sẽ chiếm diện tích nếu không gian làm việc của bạn có chút khiêm tốn thì có thể tham khảo qua loại hình thiết kế này. Và dạng giá treo sẽ giúp cho việc tìm kiếm cũng như sắp xếp hồ sơ được dễ dàng hơn. Việc thiết kế giá treo để tránh cho việc chiếm trọn không gian làm việc.

Với thiết kế rộng tùy theo ý theo bạn thì tủ âm tường cho bạn chứa được nhiều hồ sơ hơn. Khi làm tủ thì người ta thường sử dụng gỗ tự nhiên cao cấp có sơn một lớp chống thấm dày hoặc bạn có thể lựa chọn những chiếc tủ sắt hay tủ kính để tăng tuổi thọ cho tủ.

Không chỉ áp dụng trong nhà cửa gia đình mà hiện nay tủ âm tường đang là sản phẩm hoàn hảo nhất cho việc tiết kiệm không gian thay thế cho chiếc tủ đựng tài liệu xưa cũ chiếm diện tích cồng kền và khó lau chùi.

Thiết kế lưu trữ kết hợp bàn làm việc

Việc lưu trữ như thế này không những là ý tưởng sáng tạo và độc đáo của bàn làm việc mà còn có thể giúp góc làm việc của bạn tăng thêm nguồn cảm hứng mới mẻ và gọn gàng sạch sẽ hơn khi đó bạn đỡ phải cực nhọc suy nghĩ không biết phân loại sắp xếp hồ sơ như thế nào.

Nếu không gian căn phòng bạn không quá rộng, thì mẫu bàn kết hợp tủ đựng hồ sơ này sẽ phù hợp với bạn. Vừa là một chiếc bàn làm việc đủ công năng vừa lại còn kết hợp thêm kệ tủ đựng hồ sơ tài liệu rất phù hợp với sự lựa chọn vừa muốn tiết kiệm không gian mà còn vừa gọn gàng và hiện đại.

Xem ngay: Không gian lưu trữ trong văn phòng có vai trò gì? Kinh nghiệm và giải pháp thiết kế khoa học

Thiết kế phòng trữ hồ sơ riêng

Xây dựng phòng lưu trữ tài liệu chuyên dụng không còn xa lạ gì đối với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp dùng để phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu văn thư là việc làm cần thiết. Khi mà lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu phát sinh ngày một càng nhiều kéo theo công việc này sẽ cần thêm nhân viên sắp xếp hay thậm chí sẽ khiến công việc tìm kiếm giấy tờ đang cần gấp trở nên phức tạp hơn. Thiết kế phòng lưu trữ tài liệu chuyên dụng sẽ giải quyết được các vấn đề về sắp xếp, tra cứu tài liệu nhanh chóng một cách khoa học.

Đơn vị thiết kế – thi công không gian lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

ATZ LUXURY là một đơn vị chuyên thiết kế và thi công các không gian lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp, công ty. ATZ với nhiều năm kinh nghiệm cùng chuyên môn cao, đầy tính sáng tạo và bắt kịp xu hướng thị trường thì đảm bảo sẽ cung cấp cho các chủ đầu tư một bản vẽ thiết kế không gian lưu trữ tài liệu như ý muốn.

Mời bạn tham khảo video:

Khi lựa chọn ATZ, khách hàng sẽ luôn được đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình và tư vấn giải đáp mọi thắc mắc, giúp khách hàng có cái nhìn rõ hơn về mọi chi tiết trong bản thiết kế của mình.

Xem thêm các dịch vụ thiết kế văn phòng của ATZ LUXURY:

• Thiết kế văn phòng tại Hà Nội
• Thiết kế văn phòng tại TPHCM

Trên đây là các giải pháp giúp việc lưu trữ tài liệu trở nên đơn giản và nhanh chóng. Nếu chủ đầu tư vẫn băn khoăn chưa biết nên thiết kế không gian lưu trữ tài liệu như thế nào thì hãy liên hệ ngay với ATZ LUXURY để được hỗ trợ ngay lập tức với mức giá ưu đãi!

Thảo Phương – thietkenoithatatz.com