Các kiểu setup phòng họp thông dụng nhất hiện nay

Trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay, phòng họp không chỉ là nơi gặp gỡ, trao đổi thông tin mà còn là bộ mặt của doanh nghiệp. Một setup phòng họp chuyên nghiệp, được thiết kế khoa học sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng, đồng thời thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên. Bạn có bao giờ bước vào một phòng họp ngột ngạt, thiếu ánh sáng, âm thanh chập chờn và cảm thấy buổi họp trở nên mệt mỏi, kém hiệu quả? Chắc chắn là có, và đó chính là lý do vì sao việc sắp xếp phòng họp một cách bài bản lại quan trọng đến vậy.

Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết, từng bước hướng dẫn bạn cách setup phòng họp hoàn hảo, biến không gian họp trở thành nơi khơi nguồn sáng tạo và đạt được những mục tiêu chung. Cùng ATZ LUXURY tham khảo ngay nhé!

Chuẩn bị trước khi setup phòng họp

Trước khi bắt tay vào việc bày trí phòng họp, chúng ta cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Việc này giống như việc lên kế hoạch trước khi xây nhà vậy, giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có và tiết kiệm thời gian, công sức.

Xác định mục đích và quy mô cuộc họp

Điều đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ mục đích của cuộc họp. Cuộc họp này là gì? Họp giao ban nội bộ, họp dự án với đối tác, hay buổi thuyết trình sản phẩm cho khách hàng tiềm năng? Mỗi mục đích sẽ đòi hỏi một cách kiểu setup phòng họp khác nhau. Ví dụ, một buổi họp giao ban thân mật có thể được tổ chức trong không gian nhỏ với cách bố trí bàn ghế thoải mái, trong khi một buổi thuyết trình chuyên nghiệp cần một không gian rộng rãi hơn với hệ thống âm thanh, ánh sáng và thiết bị trình chiếu hiện đại.

Bên cạnh mục đích, quy mô cuộc họp cũng là yếu tố then chốt. Số lượng người tham dự sẽ quyết định diện tích phòng họp và cách bố trí bàn ghế. Một phòng họp quá chật chội sẽ khiến mọi người cảm thấy khó chịu, bí bách, ảnh hưởng đến sự tập trung và hiệu quả của cuộc họp. Ngược lại, một phòng họp quá rộng cho một nhóm nhỏ người sẽ tạo cảm giác trống trải, thiếu sự kết nối.

Kiểm tra không gian phòng họp

Sau khi đã xác định được mục đích và quy mô cuộc họp, bước tiếp theo là kiểm tra không gian phòng họp. Hãy xem xét các yếu tố sau:

• Diện tích: Đo đạc chính xác diện tích phòng họp để đảm bảo đủ không gian cho tất cả người tham dự và các thiết bị cần thiết.
• Hình dạng phòng: Phòng hình vuông, hình chữ nhật hay hình dạng đặc biệt khác sẽ ảnh hưởng đến cách sắp xếp phòng họp.
• Ánh sáng tự nhiên: Kiểm tra xem phòng có đủ ánh sáng tự nhiên hay không. Ánh sáng tự nhiên rất quan trọng, giúp tạo cảm giác thoải mái và tỉnh táo.
• Hệ thống thông gió: Đảm bảo phòng họp có hệ thống thông gió tốt để không khí luôn được lưu thông.
• Vị trí cửa ra vào và cửa sổ: Vị trí của chúng sẽ ảnh hưởng đến cách bố trí bàn ghế và lối đi.

Bạn có thể tham khảo thêm về tầm quan trọng của thiết kế không gian làm việc tại bài viết này: Tại sao nên thiết kế nội thất văn phòng làm việc đẹp?

Lên danh sách thiết bị cần thiết

Một phòng họp hiện đại không thể thiếu các thiết bị hỗ trợ. Tùy thuộc vào mục đích và tính chất của cuộc họp, bạn cần lên danh sách các thiết bị cần thiết, bao gồm:

• Bảng trắng/bảng flipchart: Dùng để ghi chú, vẽ sơ đồ, tóm tắt nội dung.
• Máy chiếu/màn hình tương tác: Để trình chiếu slide, video, hình ảnh.
• Hệ thống âm thanh: Loa, micro để đảm bảo âm thanh rõ ràng.
• Hệ thống hội nghị truyền hình (nếu cần): Cho các cuộc họp trực tuyến.
• Bàn ghế: Lựa chọn loại bàn ghế phù hợp với kiểu setup phòng họp và số lượng người tham dự.
• Kết nối internet ổn định: Đảm bảo kết nối internet mạnh mẽ để tránh gián đoạn trong quá trình họp.
• Vật dụng văn phòng phẩm: Bút, giấy, ghim bấm,…

Việc chuẩn bị đầy đủ các thiết bị này không chỉ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Các kiểu bố trí setup phòng họp phổ biến

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ, bước tiếp theo là lựa chọn kiểu setup phòng họp phù hợp. Có rất nhiều kiểu bố trí khác nhau, mỗi kiểu lại có những ưu và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn kiểu nào phụ thuộc vào mục đích, quy mô cuộc họp và đặc điểm của không gian phòng. Dưới đây là một số kiểu setup phổ biến:

Setup phòng họp kiểu nhà hát (Theater)

Kiểu nhà hát bố trí ghế ngồi theo hàng, hướng về phía sân khấu hoặc người thuyết trình. Kiểu này thường được sử dụng trong các buổi thuyết trình, hội thảo hoặc các sự kiện lớn.

• Ưu điểm: Tối đa hóa số lượng người tham dự, tập trung sự chú ý vào người thuyết trình.
• Nhược điểm: Khó khăn cho việc tương tác, không phù hợp cho các cuộc họp cần sự thảo luận.

Yêu cầu báo giá

>>> Tham khảo: Thiết kế nội thất văn phòng đẹp

Setup phòng họp kiểu chữ U

Kiểu bàn chữ U tạo ra một không gian mở, giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy nhau và tương tác. Kiểu này phù hợp cho các cuộc họp nhóm nhỏ, các buổi đào tạo hoặc thảo luận nhóm.

• Ưu điểm: Tạo sự gần gũi, khuyến khích sự tương tác, dễ dàng nhìn thấy người thuyết trình.
• Nhược điểm: Không phù hợp cho các cuộc họp quy mô lớn, chiếm nhiều diện tích.

Yêu cầu báo giá

Setup phòng họp kiểu chữ V

Tương tự như kiểu chữ U, kiểu bàn chữ V cũng tạo ra một không gian mở, hướng sự chú ý của mọi người về phía người thuyết trình. Kiểu này thường được sử dụng trong các buổi thuyết trình hoặc các cuộc họp có người điều hành.

• Ưu điểm: Tập trung sự chú ý vào người thuyết trình, tạo không gian trang trọng.
• Nhược điểm: Khó khăn cho việc thảo luận nhóm, không phù hợp cho các cuộc họp tương tác cao.

Yêu cầu báo giá

Setup phòng họp kiểu lớp học

Kiểu lớp học bố trí bàn ghế theo hàng, hướng về phía bảng hoặc màn hình. Kiểu này thường được sử dụng trong các buổi đào tạo, giảng dạy hoặc các khóa học.

• Ưu điểm: Tạo không gian học tập, dễ dàng ghi chú, phù hợp cho các buổi đào tạo.
• Nhược điểm: Khó khăn cho việc tương tác, không phù hợp cho các cuộc họp cần sự thảo luận.

Yêu cầu báo giá

Tham khảo: Thiết kế phòng làm việc giám đốc

Setup phòng họp kiểu Hollow (Rỗng Giữa)

Kiểu Hollow (rỗng giữa) là kiểu bố trí bàn ghế tạo thành một hình chữ nhật hoặc hình vuông với khoảng trống ở giữa. Kiểu này thường được sử dụng trong các buổi họp nhóm lớn, các buổi hội thảo hoặc các sự kiện.

• Ưu điểm: Tạo không gian rộng rãi, dễ dàng di chuyển, phù hợp cho các sự kiện lớn.
• Nhược điểm: Khó khăn cho việc tương tác trực tiếp, không phù hợp cho các cuộc họp cần sự tương tác cao.

Setup phòng họp kiểu bàn tròn

Kiểu bàn tròn tạo ra một không gian bình đẳng, khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người. Kiểu này thường được sử dụng trong các buổi họp nhóm nhỏ, các buổi brainstorm hoặc các cuộc họp mang tính chất thân mật.

• Ưu điểm: Tạo sự bình đẳng, khuyến khích sự tham gia, tạo không khí thân thiện.
• Nhược điểm: Khó khăn cho việc trình chiếu, không phù hợp cho các cuộc họp có người thuyết trình chính.

Yêu cầu báo giá

Setup phòng họp kiểu Oval

Kiểu bàn hình oval kết hợp ưu điểm của cả bàn tròn và bàn chữ nhật. Nó tạo ra một không gian trang trọng nhưng vẫn khuyến khích sự tương tác. Kiểu này thường được sử dụng trong các cuộc họp quan trọng với số lượng người tham dự vừa phải.

• Ưu điểm: Tạo không gian trang trọng, khuyến khích sự tương tác, phù hợp cho các cuộc họp quan trọng.
• Nhược điểm: Chiếm nhiều diện tích, không phù hợp cho các không gian nhỏ.

Setup phòng họp kiểu Cocktail

Kiểu Cocktail thường không có bàn ghế hoặc chỉ có một vài bàn cao. Kiểu này thường được sử dụng trong các buổi tiệc đứng, các sự kiện giao lưu hoặc các buổi họp không chính thức.

• Ưu điểm: Tạo không gian thoải mái, khuyến khích sự giao tiếp, phù hợp cho các sự kiện giao lưu.
• Nhược điểm: Không phù hợp cho các cuộc họp cần ghi chép hoặc làm việc tập trung.

Yêu cầu báo giá

>>>Tham khảo: setup văn phòng đẹp

Setup phòng họp kiểu Workshop

Kiểu Workshop thường kết hợp nhiều kiểu bố trí khác nhau, tạo ra các khu vực làm việc nhóm nhỏ. Kiểu này thường được sử dụng trong các buổi workshop, các buổi brainstorm hoặc các hoạt động nhóm.

• Ưu điểm: Khuyến khích sự sáng tạo và làm việc nhóm, linh hoạt trong cách bố trí.
• Nhược điểm: Yêu cầu không gian rộng, cần nhiều thiết bị hỗ trợ.

Việc setup phòng họp chuyên nghiệp là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến nhiều yếu tố. Từ việc xác định mục đích cuộc họp, lựa chọn kiểu setup phù hợp, đến việc chú trọng đến ánh sáng, âm thanh và các yếu tố trang trí, tất cả đều góp phần tạo nên một không gian họp hiệu quả và chuyên nghiệp. Hy vọng với những thông tin chi tiết trong bài viết này, bạn đã có thể tự tin bố trí phòng họp của mình một cách tốt nhất. Hãy bắt đầu setup phòng họp của bạn ngay hôm nay để tạo ra một không gian làm việc hiệu quả và ấn tượng!

Tham khảo:

• Các loại hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam
• Cách Bố Trí Văn Phòng Làm Việc Khoa Học Và Hiệu Quả Cho Công Ty

Thảo Phương – thietkenoithatatz.com